Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Интервалы при прошивании дел по фгосу

Интервалы при прошивании дел по фгосу

Интервалы при прошивании дел по фгосу

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.
Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. акты выполненных работ;
  2. отчеты (например, авансовый отчет);
  3. ведомости.
  4. кассовая книга;
  5. приказы (как общие, так и личные);
  6. штатное расписание;
  7. счет-фактуры;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.
Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  2. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  4. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. Прошивка в 2 дырки сама простая.

Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.

от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности. Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  • Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  • В крайний прокол с тыльной стороны
  • С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  • И соединяем концы нитки
  • При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  • Остается завязать нитку узлом
  • Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО). Видео — как сшить дело на 4 дырки: Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т.

е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок: Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  1. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  2. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  3. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  4. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  5. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  6. если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
  7. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге. Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя).

Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе. Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — .

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить.

Рассмотрим самые распространенные из них:

  1. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
  2. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки.

После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя.

Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты. Читайте статью о том, и в каких случаях применяется такое сокращение.

В возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

Что такое дефолт и какие его виды бывают.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета: Поделиться:

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов.

Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ.

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  1. правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.
  2. приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
  3. руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  4. рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее.

Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке.

Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую.

Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

  1. бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
  2. документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
  3. архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
  4. копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.
  5. кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
  6. входящие и исходящие бумаги;

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений. Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить.

Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются. Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка.

Среди обложек выделяют:

  1. длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).
  2. стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
  3. нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов.

В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки.

Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной.

В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения.

Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг.

В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см.

Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива.

По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются. Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается.

Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

  1. приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).
  2. нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
  3. обозначения не могут налагаться на текст;
  4. цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
  5. цифры ставятся по возрастанию;
  6. в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов. Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно.

Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново.

Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

  • На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.
  • С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
  • При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
  • При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.
  • Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям.

Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  1. Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  2. Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.
  3. Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
  4. Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми.

На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше.

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами).

Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись.

Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ.

Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке.

Весь перечень листов располагается по порядку, производится формирование ровной со всех сторон стопки.Как правильно прошивать документы для архива?Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки.

От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров.

Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров.

Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи.

Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива. Главное – неукоснительно придерживаться их.

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС?

Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив.

Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом.

В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5. Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы.

Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение.

В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность.

Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.

26 октября, 2018 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Следят за новыми комментариями — 6 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.
Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Роспотребнадзор утвердил санитарные правила для школ на учебный год 2020-21

31 июля Некоторые пункты вызывают удивление.

Роспотребнадзор официально опубликовал зарегистрированное Минюстом постановление Главного санитарного врача РФ №16 от 30.06.2020 г. «Об утверждении санитарно-эпидемиологических правил СП 3.1/2.4 3598 -20 » в условиях распространения новой коронавирусной инфекции». Документ уже вступил в силу, он устанавливает новые санитарные правила во всех российских образовательных организациях до 1 января 2021 года.

Именно до начала следующего года школам предписано бороться с COVID-19.

Пока до января, как будет дальше никто не знает.Как сообщили в Минпросвещения:Работа по подготовке к новому учебному году ведется практически непрерывно.

Работу учебных заведений придется перестраивать. Введены новые СанПиНы в дополнение к действующим, которые будут работать до 1 января 2021 года.Длят школ введены существенные ограничения:

  1. запрещено проводить массовые мероприятия;
  2. запрещено проведение родительских собраний.
  3. запрещено создавать массовое нахождение учеников в коридорах;

И это странно, ведь Мипросвещения уже сообщило, что традиционные торжественные линейки в честь Дня знаний 1 сентября состояться практически по всей России.

Видимо, линейка по логике чиновников, не является массовым мероприятием.

Или их будут проводить отдельно для каждой параллели.Также школы обязали контролировать на входе температуру детей.

При выявлении учеников с температурой и другими признаками болезни не просто отправлять ученика домой, а предпринимать целый комплекс мер:

  1. в течение 2-х часов уведомить о таком ребенке орган Роспотребнадзора.
  2. вызвать «скорую помощь»;
  3. изолировать ученика;

И это требование также вызывает удивление, учитывая, что во многих школах нет медицинского работника на постоянной основе. И если измерить температуру может даже охранник (бесконтактным способом), правда, создав при этом затор на входе (массовость, запрещенная Роспотребнадзором), то выявить другие признаки заболевания может только медик. Да и вызов скорой помощи к каждому ребенку с немного повышенной температурой в разгар ОРВИ и сезонного гриппа может оказаться затруднительным.Также школы обязали за каждым классом закрепить отдельный постоянный кабинет.

Рекомендуем прочесть:  Название для фирмы

Именно в нем ученики будут все время находится за исключением уроков, требующих специального оборудования. Роспотребнадзор указал прямо, что это — физкультура, ИЗО и трудовое обучение.

Такие предметы, как химия и физика, география, информатика и музыка, по мнению Роспотребнадзора не требуют специального оборудования, следовательно учителям придется на переменах искать способ обеспечить класс учебными пособиями.

Как быть с компьютерами и музыкальными инструментами, история умалчивает, как и новый СанПиН.Все школы обязаны проводить противоэпидемиологические мероприятия: осуществлять уборку помещений с дезинфицирующими средствами, обеспечить проветривание классов и по возможности, оснастить их обеззараживающими воздух устройствами. Должно быть составлено специальноерасписание уроков, направленное на сокращение контактов учеников разных классах.

Они не должны пересекаться на переменах.И самое удивительное — Роспотребнадзор обязал школы при проведении итоговой и промежуточной аттестации рассаживать учеников по одному за партой, чтобы обеспечить социальную дистанцию 1,5 метра.

Видимо, по логике чиновников, на обычных уроках коронавирус менее опасен, чем на контрольных, или совсем не действует.

Спасибо, хоть учиться в масках детей не обязали.

Интервалы при прошивании дел по фгосу

— — Но это не единственное следствие.

  1. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне.

Внимание Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты.

В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:

  1. счетами-фактурами,
  2. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  3. путевыми листами,
  4. накладными,
  5. актами выполнения работ,
  6. кассовыми книгами,
  7. оборотными ведомостями,
  8. авансовыми отчетами,

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна. Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  1. Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  2. Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело.

Важно К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа.

Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр.

Цифры не должны касаться текста.

При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  1. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома.
  2. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.

Дефисы и тире В соответствии с правилами русского языка должны ставиться дефисы (-) и соединительные тире (–) Ctrl+Num(-).

Дефис никогда не отбивается пробелами: все-таки, социально-педагогический, компакт-диск. Тире, напротив, должно отбиваться пробелами с обеих сторон:

«Творчество – это проявление деятельность, порождающая нечто качественно новое, никогда ранее не существовавшее.…»

. Шаг № 10. Пробелы Не допускается делать два и более пробела между словами.

Точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, восклицательный и вопросительный знаки не отбиваются от предшествующего слова или цифры (кроме знака процента, номера (№) и слова страница (с.) – они отбиваются от идущей за ними цифры пробелом). Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое – неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты.

Но и это не самое опасное в данной ситуации. Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. Инфо Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах.

Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть с ниткам, иголкой нужно взять у и скрепить все документы.

А как правильно сшивать документы ? Ни один из органов, требующих этого, не дает инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше.

И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило». К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов : предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше).

Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить. Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться.

После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. Термины и определения». Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:

  1. приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
  2. методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  3. инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;

Базовыми, т.е.

такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

  1. обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п.

После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата. Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.

На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов.

В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов.

Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки. Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной.

В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг.

Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы. Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись.

Поверх надписи ставится штамп учреждения.

Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ. Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке.

  1. С тыльной стороны продеть иголку опять в отверстие № 2.
  2. Затем на лицевой стороне нужно пропустить иголку через отверстие № 1 и достать ее сзади.

Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение.

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении.

Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?

Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы.

Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия. Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  • Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам.

Термины и определения».

  1. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. левое – 30 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+