Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как легко написать регламент

Как легко написать регламент

Как легко написать регламент

«Простые регламенты» — помощник создания правильных регламентов ваших бизнес-процессов !БЕСПЛАТНО!

«Простые регламенты» Вместо вступления Вы когда-нибудь пробовали делать регламент бизнес-процесса? Ну там в визио схемку составить, потом в ворде пару абзацев накидать… Все равно ведь их никто не читает! Можно сразу хоть в Excel’e, какая разница.

Получается примерно так:

Зеленая стрелка – как двигается товар, деньги отмечу красной (чтобы все понимали важность). Наверное, надо подписать, чтоб коллеги, которые не сильно «в теме», поняли мысль.

Так, что же еще добавить-то, или все уже и так хорошо… А, точно, не написал, как люди взаимодействуют.

Сделаю еще схему, чтоб наверняка:

Ну все, отправлю на согласование генеральному, пусть рассылку от себя делает, чтобы все с порядком работ ознакомились.

И таких примеров не один и не два. Вся абсурдность ситуации в том, что : 1. Автор схемы думает, что он делает правильно.

Ему-то собственное творение понятно. Часто автором является какой-нибудь уникальный инженер, который уже все вдоль и поперек на предприятии знает. Только схемы его писать не учили, вот и получаются такие чудеса. 2. Схема понятна узкому кругу лиц, а по ней заставляют работать всех. Мало кто сможет признаться, что схема не ясна – ведь это стыдно, раз коллегам-то все понятно… 3.
Мало кто сможет признаться, что схема не ясна – ведь это стыдно, раз коллегам-то все понятно… 3.

«Регламент» не содержит ничего кроме схемы и комментариев прямо тут же в ней. Ни тебе сроков, ни описания процесса, ни исполнителей 4.

Переделать схему может только автор. И то не без допинга В качестве цели написания регламента обычно выделяют «составить единый порядок работы».

То есть, когда начали много косячить, сотрудники не могут договориться и нужно определить правила игры, то в первую очередь приходит идея посадить кого-то, чтобы он эти правила родил.

Движение к этой цели похвально, только вот не хватает некоторой ее формализации –

«составить порядок работы, который сотрудники поймут и которому смогут придерживаться»

.

Так родилась идея создать простой и легкий продукт, который поможет составить регламент. Причем, сделать это «правильно»: чтобы по нему система сделала «приказ» или другую печатную форму с корректным описанием действий всех сотрудников.

А раз уж такая система появилась, то можно в нее зашить и некоторые фишки по созданию бизнес-процессов. Знакомьтесь, «Простые регламенты» Начнём с внешнего вида: «Простые регламенты» — это система на 1С, которая ставится на ваш корпоративный сервер. Для работы требуется платформа не ниже 8.3.5.

Вы сможете работать в ней как через web, так и «просто из 1С» (еще этот режим называется «тонкий клиент»).

В системе вы: 1. Составите схему бизнес-процесса 2. По шагам заполните описание ее блоков 3. Дополните регламент важной информацией А вашими целями будет: 1.

Распечатать этот регламент «как приказ» и «как понятные сотрудникам инструкции» 2.

Ознакомить сотрудника с его должностными инструкциями по бизнес-процессам 3. Контролировать через отчеты, кто какими регламентами недогружен / перегружен.

В этом видео краткий пример работы системы: Как сделать правильный регламент Сначала договоримся, что регламентом будем называть описание бизнес-процесса (это уже все знают, но повторюсь, что бизнес-процесс это последовательность мероприятий по созданию продукта – результата процесса). Регламент должен нести ровно столько информации, сколько будет требоваться сотрудникам для получения результат процесса, а также для поддержания регламента в катальном состоянии. То есть, нужны текстовые инструкции и нужна блок-схема.

Сразу спойлер для тех, кто хочет оставить разоблачительный комментарий «правильно на самом деле вот так!!!.». Под правильно мы понимаем такой вариант создания регламента, в котором соблюдается достаточное наполнение нужной информацией при сохранении понятности для конечного исполнителя.

Итак, для того, чтобы сделать правильный регламент, нужно: 1.

Понимать, что вы хотите от сотрудников 2.

Понимать роли (виды участия) сотрудников в этом регламенте Если с первым пунктом все более менее ясно, то со вторым явно бывают нестыковки.

Максимум, что есть в схемах – это некие точки контроля, в остальном же – стандартные наборы задач, которые объединены зависимостями.

Давайте разбираться. Исполнители В каждом регламенте у нас есть «Исполнители». Это сотрудники, которые выполняют мероприятия бизнес-процесса. Например, мероприятие «Позвонить клиенту» — его исполняет Менеджер, «Выставить счет» — Бухгалтер и так далее.

Исполнителя отличает то, что заранее известно его действие в процессе, а так же требуемый результат (сам звонок, или скан счета в нашем случае). Это самое простое. Кураторы Но что делать, если в схеме есть всякие неопределенности, которые случаются время от времени и заранее их предусмотреть либо нельзя, либо они настолько редки, что нет смысла? От клиента пришла сумма, на 2 рубля меньше, чем было запрошено, по телефону покупатель просит спецификацию, нужно согласовать договор с контрагентом из другой страны.

Есть два варианта – либо простую и понятную схему превращать в монстра вариантов и развилок, либо ввести «Кураторов».

Забегая вперёд, вы все равно не предусмотрите все возможные исходы =514; Куратор – это такой товарищ, который решает нетиповые инциденты в процессе. Например, заболел специалист, просрочили проект, нужно общаться с клиентом. Несмотря на все регламенты менеджер (или директор, зависит от важности клиента) едет на встречу «договариваться».

Несмотря на все регламенты менеджер (или директор, зависит от важности клиента) едет на встречу «договариваться». Когда он договорился, то скажет, что делать дальше по процессу – значит, произошёл инцидент и «Куратор» его решил. В схеме же стоит прописать, какие случаи могут быть и кто с ними разбирается.

Сотрудники должны знать, к кому бежать с «несоответствием схеме». Не будет такого куратора, значит, сотрудник в случае «пригорания» либо к руководителю своему побежит, либо закроет глаза на проблему. Владельцы Ну и самое сложное – это Владелец процесса.

Признайтесь, когда вы создаёте регламент, вы планируете, что по нему будут работать люди. А потом сокрушаетесь, почему все все делают «как раньше, как удобнее».

Так происходит из-за того, что нет контроля над процессом.

Вот за этим и следит владелец, причём делает это на основании некоторых показателей.

Например, отчитывается перед собственником о количестве заказов в производстве еженедельно, о просроченных оплатах раз в неделю. Обязательное условие – Владелец должен иметь полномочия влиять на этот показатель (менять схему, пинать сотрудников, уметь договариваться с ответственными за точки схемы), иначе это будет просто сборщик информации и не больше.

Обязательное условие – Владелец должен иметь полномочия влиять на этот показатель (менять схему, пинать сотрудников, уметь договариваться с ответственными за точки схемы), иначе это будет просто сборщик информации и не больше. Все, сложная теория закончилась.

Добавим к этой «дифференциации штанов» создание регламента по шагам и будет «Простые регламенты». Подробнее о том, как это устроено смотри тут В качестве заключения Я искренне надеюсь, что «Простые регламенты» помогут вам в наведении порядка в компании. С одной стороны – это проще и дешевле, чем Business Studio, с другой – удобнее для создания процессов, чем Visio.

Буду рад ответить на ваши вопросы – создавайте обращения, расскажем подробнее о системе.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах.

В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях.

Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно. В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

Наш словарик Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения. Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой. Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании.

Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку.

Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации? Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно.

Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

  1. любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
  2. подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
  3. регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
  4. внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации.

Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

  • Контроль.
  • Ответственность.
  • Описание процесса.
  • Термины, определения, сокращения.
  • Общие положения.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице. Раздел Содержание раздела Общие положения

  1. Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
  2. нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
  3. область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
  4. порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

Термины, определения, сокращения Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы Описание процесса Пошаговое описание процесса.

В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы Описание процесса Пошаговое описание процесса.

Рекомендуем прочесть:  Закон о пересечении границы рф

Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса.

В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат Ответственность Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников Контроль Указание Ф.И.О.

должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля К числу основных реквизитов документа относят:

  1. текст документа;
  2. приложение (если есть);
  3. гриф утверждения;
  4. наименование организации;
  5. дату и номер документа, место его составления;
  6. визы согласования.
  7. наименование документа;

Кстати Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта. В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см.

схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства.

Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним. Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом.

Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

  • косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.
  • напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);

Пример 1 Приказ об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива» (ООО «Перспектива») ПРИКАЗ 23.07.2014 № 456-Пр г. Москва Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов: 1.1.

Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов. 1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В. 3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К.

обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014. 4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов С приказом ознакомлены: Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014 Паршина В.К.

Паршина 24.07.2014 П.А. Карпенко 23-78 Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2. Пример 2 Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива» (ООО «Перспектива») УТВЕРЖДЕНО Приказом генерального директора ООО «Перспектива» от 23.07.2014 № 456-Пр РЕГЛАМЕНТ №7 бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» 1. Общие положения 1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения 2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения: Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание. Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание – поручение руководителя. Задача – см. задание. Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей.

В резолюции указывается первым. Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи.

Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: – с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока; – без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней. 3. Описание процесса 3.1. Постановка документа на контроль. 3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются: – исполнитель документа; – срок исполнения задачи; – при необходимости – содержание задачи. 3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю. 3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении. 3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания.

Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания. 3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок. 3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки.

Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. 3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа. 3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер.

В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя.

Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. 3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач. 3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю. В отчете указывается: – общее количество поставленных задач за отчетный период; – количество выполненных задач; – количество задач с продленным сроком исполнения; – количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач. 4. Ответственность Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента. 5. Контроль Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом).

«Попробуй заставить меня написать регламент!» или Алгоритм по написанию регламентов: как делегировать разработку инструкций своим подчинённым

78107

эксперт по системному бизнесу эксперт по системному бизнесу Первое правило любого правила: Прочитать инструкцию или составить ее! Неизвестный

Попробуй заставить меня написать регламент!

кому: руководителям, топ-менеджерам, собственникам Закройте глаза. Откиньтесь на спину стула. Расслабьтесь и представьте себе следующую картину: Подчинённые пишут сами себе качественные инструкции и потом выполняют их. Ну чем не мечта руководителя?

О том, имеют ли эти фантазии отношение к реальности, я и расскажу. В предыдущей статье “” я подробно описал преимущества наличия системы регламентов.

Повторение — мать учения. Поэтому привожу краткое содержание предыдущих серий.

Если сотрудник получает задание, которое он НЕ знает, “как выполнять” возможны два сценария:

  1. Сделает “хрен знает как”.
  2. Начнет всех спрашивать и отвлекать.

Поэтому конечная цель — регламентировать все возможные повторяющиеся действия. Практические примеры: инструкция по относу бланков офис-менеджеру, инструкция по поливу пальм, инструкция по мытью кружек и т.д. Остановился я в прошлой статье на том, как делегировать написание регламентов своим подчиненным.

Для этого необходимо разработать регламент по составлению регламентов и провести обучение. На всякий случай напоминаю, что стратегические регламенты руководителю необходимо разрабатывать самому.

А по тем регламентам, которые будут делегированы сотрудникам, — не лишним будет задать ключевые параметры и моменты, принципиально важные для руководителя. Ниже я привожу выдержки из алгоритма по составлению регламентов “Открытой Студии”. Копируйте, вносите “поправку на ветер” и внедряйте у себя в компании.

Пристегнули ремни? Тогда поехали! Если Вы столкнулись с проблемой / задачей, и предсказуемо, что она может повторяться в дальнейшем — значит она должна быть Вами регламентирована!

Любая повторяющаяся задача должна быть Вами регламентирована! Запишите проблему в специальную таблицу “Лист разработки / дополнений регламентов «Открытой Студии»” и сообщите о ней исполнительному директору. (сотрудник может самовольно приступить к реализации только для инструкций, за которые он ответственен).

Мелкие и некритичные недочёты могут быть отмечены с помощью комментариев в соответствующем документе регламента (только для регламентов в GoogleDocs).

Что будет, если я выполню всё по регламенту? Регламент должен быть написан языком “блондинки”, т.е.

как можно более наглядным. Желательно сопровождаться скриншотами. Важно! Если человек, которого мы сочли годным для этой работы, смог взяв в руки инструкцию в первый раз в жизни, сделать эту работу на “хорошо”, то инструкция хорошая, иначе — плохая.

Не забыть внести поправки в регламенты, находящиеся “сверху”, “снизу” и “сбоку” (изменился процесс у смежного объекта). Если есть идея значительного изменения регламента, то для её оценки можно воспользоваться методикой “сплав по реке”:

  1. “Пройти вниз” по всем инструкция и определить последствия планируемых изменений.
  2. Если всё “ОК”, то обновить все смежные регламенты. Желательно, чтобы изменения вступили в действие в один день.
  • Стандарты на реплики.
  • Процедура завершения: как я сообщаю что работа закончена, и ее результаты можно забрать.
  • Сухой остаток: что должно стать результатом выполненного инструкции.
  • Операция: отключение сигнализации, отпирание входной двери и т.д. (единичное действие).
  • Описать инициирующее событие.
  • Стандарты на внешний вид.
  • Кого необходимо наказывать в случае обнаружения “брака”?

    Ответ: того, кто допустил брак / косяк, и того, кто его работу не проверил.

  • Использовать уже готовые регламенты и ссылаться на них, а не копировать их содержимое (чтобы избегать одновременного внесения изменений в 2 и более документа одновременно).
  • Самопроверка: прочитать регламент, попробовать выполнить самому, руководствуясь только регламентом.
  • Необходимо проставлять кросс-ссылки на другие документы (см. ниже “Разделение регламентов и ссылки на дополнительные регламенты”).
  • и т.д.
  • Процедура: единство времени и действия, одна цель (пример для продавца киоска: отпереть киоск утром, отмазаться от проверяющего и т.д.).

    Состоит из операций.

  • Японское правило: “Одна картинка стоит тысячи слов”
  • Нормирование операций по времени.
  • Стандартная реакция на сбои и аварии.

    Хорошо дополняется чек-листом, который предупреждает все этим самые сбои и аварии. .

  • Снабжайте регламент поясняющими скриншотами, иллюстрациями, картинками, фотографиями, схемами, образцами бланков, видео-инструкциями.
  • Задать пределы компетенции.
  • Правила:
  • Описать процедуры и операции в верном порядке (используем принцип “Декомпозиции”)
  • Исправить найденные ошибки.
  • Кому подчиняешься ты, кто подчиняется тебе.
  • Добавить дополнительную информацию.
  • Выстраивать “Цепочки контроля” (если подразумевается, что работу выполняют последовательно несколько людей, и кто-то получает на вход результаты от другого)
  • Каждый сотрудник, начиная со второго и дальше, перед тем как выполнить свою работу, проверяет работу выполненную перед ним.
  • Учесть руководителей, подчиненных, партнеров:
  • Дать инструкцию на изучение и утверждение исполнительному директору.
  • Описать ветвления:
  1. Выполнить то, что описано в инструкции, либо посадить перед собой человека-тестера (который желательно никогда в жизни эту работу не делал) и рядом с ним наблюдать за всеми его косяками и вопросами.

    Фиксировать всё. По итогам поставить задачу на доработку инструкции либо дополнить её самому.

  2. Проверить соблюдение “Правила оформления регламента” (см. ниже).

Ввод в действие новых регламентов может вызвать бурную реакцию!

  1. Более подробно читайте “”
  2. Экзамен на допуск к работе по новой инструкции.
  3. Замена копий, объявление инструктаж.
  4. При замене инструкции: указать места, где она поменялась.
  5. Кто НЕ сдал экзамен, тот идет в неоплачиваемый отпуск изучать лучше 🙂
  1. Между предыдущим абзацем текста и следующим за ним заголовком ставить пустую строку (между заголовком и следующим за ним текстом — НЕ надо).

  2. Соблюдать иерархию в заголовках
  3. Для каждого регламента необходимо создать автоматическое оглавление (в GoogleDocs: “Insert” → “Table of contents”)
  4. Если размещается скриншот, то
  5. он должен сразу следовать за информацией, которую он поясняет.
  6. Частицу “не” необходимо писать большими буквами и выделять жирным, получится: “НЕ”
  7. Текст под заголовками начинать с маркированного списка.

    Не пренебрегайте и .

  8. в конце последнего предложения перед скриншотом должна быть фраза “(см.

    скриншот ниже, возможно, скриншот перенесён на следующую страницу документа”)

  9. После каждого дополнения регламента необходимо прокручивать вверх и нажимать на кнопку “обновить оглавление”.
  10. если скриншот большой, то он переносится на следующую страницу и создаётся впечатление, что дальше текста нет)

В хорошем регламенте проставлены ссылки на все ответвления Если информация переносится из одного регламента в другой, то необходимо оставить основной заголовок + надпись наподобие “Все вопросы по заключению договоров см.

документ “Работа c договорами и официальными документами в «Открытой Студии»”.

  1. перейти на место, откуда будешь ссылаться в том же документе
  2. в качестве текста ссылки необходимо взять название документа + заголовок, на который будет переход в другом документе.
  3. установка глобальных ссылок на другие документы
  4. Кстати, глобальные ссылки в GDocs при перемещении документов между папками и переименовании документов СОХРАНЯЮТСЯ.
  5. установка локальных ссылок в документе
  6. выделить заголовок, на который планируешь ссылаться
  7. выбрать в верхнем меню “Insert → Bookmark”
  8. Необходимо использовать текст (анкор) для ссылки, а не постить url-ссылки.
  9. для того чтобы в документе, куда ведёт ссылка, произошёл переход именно в нужно место, необходимо в нём сначала кликнуть по искомому заголовку в оглавлении и только после этого можно скопировать эту ссылку из строки браузера для вставки.
  10. выделить анкор (текст ссылки) и выбрать “Insert → Link → Bookmarks”.

Шаблоны для типовых документов — хорошее дополнение к регламентам Шаблоны документов требуются, когда регламент подразумевает действия по созданию новых документов, отчётов и какой-либо формализации результатов. При этом документы-результаты могут быть унифицированы.

Момент важный, т.к. в противном случае каждый будет создавать документы на своё усмотрение и по своему внутреннему пониманию их итогового качества.

  1. Решение о разработке шаблона документа Сотрудник согласовывает с исполнительным директором, как и сам итоговый результат на выходе.
  2. Если возникла идея дополнить шаблон, то её надо записывать в специальную таблицу “Лист разработки / дополнений регламентов «Открытой Студии»” и после этого обсуждать с исполнительным директором:
  3. Самостоятельное изменение существующих шаблонов документов запрещается без согласования планируемых правок с исполнительным директором.
  4. Все новые документы необходимо создавать на основе шаблонов, а НЕ на основе аналогичных документов, разработанных ранее. Так как шаблон постоянно дорабатывается, то он всегда актуальнее.

Чуть было не забыл о бонусе — по доброй традиции, всем, кто напишет мне через социальные сети и оставит комментарий к статье о своём опыте регламентации, — вышлю пример нашего регламента по оценке рабочего отчёта сотрудника по итогам рабочего дня.

Vkontakte: Facebook: Рекомендуемые услуги «Открытой Студии» Теперь вы можете или Читавшие эту статью, также читали

Регламент по написанию регламентов в компании — что это?

18 августаПриветствуем, Читатель!Это реальный поисковой запрос, с которым к нам пришел Читатель.

И тут мы решили задуматься на данную тему — насколько реально создать регламент по регламентам?Это самое первое, что приходит в голову. С помощью такого документа руководство компании может унифицировать подход к созданию регламентных документов. Особенно это актуально для крупных компаний, где существует много подразделений, которые занимаются разработкой.А что можно там описать:

  1. Описательная часть: требования к скриншотам, глубине
  2. Сноски и гиперссылки: в каких ситуациях давать отсылки к государственным нормативным документам, как правильно строить сквозной переход между документами
  3. Требования к разделам регламента: из каких частей должен быть документ (обязательная вводная часть, какие справочные материалы прилагать и так далее)

Еще раз: это общие требования, которые позволят минимизировать риски некачественной работы или простой человеческой лени.Еще один интересный момент: кто имеет право создавать документ, а потом уже заниматься поддержанием актуальности.Ведь тут тоже есть человеческий фактор: создание документа — это ответственный процесс.

Могут качественно назначить исполнителя, наделить его какими-то полномочиями, потом — успешно отчитаться об успешном выполнении поставленной задачи.А как только регламент предоставляется рядовым сотрудникам — про него забывают. Начинают вносить изменения в бизнес-процессы, меняется программное обеспечение, но актуальные сведения никто уже не внесет.Конечно: быстро найдут виноватого, быстро на кого-то укажут пальцем. Но это не является системной работой.Если мы говорим про регламент по созданию регламентов, то тут руководство заранее может предусмотреть такой бизнес-процесс, когда конкретное подразделение будет думать на два шага вперед.Выше мы говорили про своевременное обновление документа назначенным лицом.

Поверьте: мало просто внести данные, нужно об этом сообщить всем заинтересованным сотрудникам. И тут Вы можете указать конкретные требования: как осуществлять оповещение (какой канал связи является приоритетным), как проводить обучение (или в каких случаях), степень участия руководства.Так Вы точно обеспечите рядовых сотрудников порядком и возможностью соблюдения всех установленных регламентов.Данный термин применяется в различных издательских домах, обратимся к интернету:Редакциóнная поли́тика — термин из области , описывающий многоуровневый комплекс принципов и предписаний (преимущественно формальных), лежащих в основе организации работы (СМИ).Обыкновенно, редакционная политика является некоторым практическим воплощением постулатов редакционного , однако, в условиях изменчивости внешних обстоятельств, может корректироваться ответственным лицом (например, ). Помимо формальной стороны, редакционная политика имеет аспект, выраженный в следовании принципам, разделяемым редакторским составом и сотрудниками редакции.Таким образом: Вы обозначаете требования к наполнению документа, формату русского языка.

А также: какие жаргонизмы можно использовать, какие термины приняты в компании и многое другое.Мы вживую такой документ не видели, но вполне можно допустить, что такой инструмент может использоваться в крупных компаниях. Ранее мы писали о том, что лучше всего не плодить документов, лучше всего доверить создание регламентов конкретному подразделению, чтобы контролировать исходящий уровень документов.

Как написать регламент

27 декабря 2018 Автор КакПросто!

Регламент необходим, чтобы четко и подробно определить цели и задачи, а также порядок их достижения для того или иного звена производственной цепи. Регламент будет тем проще и понятнее, чем более подробно он составлен. При его прочтении его у работников не должно возникать вопросов, а значит, в регламенте не приемлемо содержание двусмысленных и размытых фраз.

Статьи по теме:

Вопрос «как оприходовать обновление Kaspersky на 2 компьютера.???» — 1 ответ Инструкция 1 Процесс составления регламента включает несколько этапов. Во-первых, нужно определиться о необходимости создания регламента в конкретной ситуации.

Данный документ нужен, если деятельность, подлежащая регламентированию, постоянно повторяется, этапы ее выполнения практически не меняются на протяжении длительного периода времени. 2 Во-вторых, следует организовать людей, которые будут создавать регламент.

Как правило, одному человеку сделать это достаточно сложно. Ведь если производственный процесс длительный и трудоемкий, то практически невозможно охватить все его аспекты. Поэтому при написании регламента нужно определиться с теми, кто будет участвовать в разработке, а также назначить руководителя проекта.

Необходимо, чтобы в группе присутствовали как теоретики, так и практики, чтобы регламент был наиболее объективным. 3 Затем происходит обсуждение и непосредственно создание регламента. Оно подразумевает рассмотрение отдельных этапов работы и фиксирование конкретных шагов на бумаге.

В итоге должна получиться инструкция с подробным описанием рабочего процесса. Пока это только черновой вариант. 4 После того, как черновик будет прочитан всеми работниками, участвующими в создании регламента, следует внести дополнения и изменения.

Их лучше обсудить сообща, чтобы сделать итоговый вывод по созданию регламента. 5 Готовый регламент передается на одобрение руководства, а после этого издается как самостоятельный документ. Если он очень объемный, то для каждого отдела делается выписка, в которой указываются положения, касающиеся только его работы.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+