Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как правильно подписывать своей подписью документы

Как правильно подписывать своей подписью документы

Как правильно подписывать своей подписью документы

Что можно подписать электронной подписью

Я оформил электронную подпись и целый месяц в качестве эксперимента пытался ею что-нибудь подписать.

Дмитрий Сергеев любит всякие технические новинки и эксперименты с нимиПолучилось подписать далеко не все. Оказалось, что электронные сервисы у нас развиты слабо. Если бесконтактной оплатой услуг и биометрической идентификацией клиента в банке уже никого не удивишь, с электронной подписью все немного сложнее.Расскажу, как пытался использовать электронную подпись на практике и что из этого вышло.Электронная подпись — это то же самое, что собственноручная подпись, но удостоверяет она электронные документы.ЭП бывает простой — это коды и пароли, которые можно, например, использовать на госуслугах.

И усиленной — такая подпись безопаснее, потому что при этом используются средства шифрования. По ней можно определить человека, который подписал документ. Если в документе c усиленной ЭП что-то изменили, это сразу будет видно.Выдают электронные подписи в удостоверяющих центрах — специальных организациях, которых государство уполномочило на выдачу ЭП.

Как оформить такую подпись и как защититься при ее использовании, я рассказывал Изначально я оформил электронную подпись, чтобы разобраться, как ее можно безопасно использовать. Я собирался применять ЭП: никто не покупает навороченный смартфон только для того, чтобы он лежал на полке.

Так же и с электронной подписью: нет смысла ее оформлять, чтобы она просто лежала в сейфе.На момент начала эксперимента мне было непонятно, как вообще можно использовать ЭП в обычной жизни.

Поэтому в течение месяца я пытался подписать ею любые документы и заявления.После окончания эксперимента я не планирую прекращать пользоваться электронной подписью: надеюсь разобраться, чем еще она может помочь обычному человеку, и продолжить применять ЭП на практике.Для эксперимента я оформил усиленную квалифицированную электронную подпись на защищенном носителе — токене. Это обошлось мне в 1400 рублей.Я использовал ноутбук Acer с операционной системой Windows 10.

Для работы с ЭП установил программы, без которых подпись работать не будет. Инструкция по их установке была на сайте удостоверяющего центра, который выпустил для меня ЭП. Там же была ссылка для скачивания и автоматической установки — мое участие в этом процессе было минимальным.

Это бесплатно.ЭП работает не только на Windows.

До эксперимента у меня на ноутбуке стояла Linux, но самостоятельно настроить ее для работы с ЭП я не смог. Везти компьютер в удостоверяющий центр мне было неудобно — оказалось проще установить на ноутбук Windows.Еще мне понадобился ворд, где я создавал документы для подписи, и учетная запись на госуслугах — она у меня уже была, создавать новую не пришлось.

Больше для работы с ЭП ничего не потребовалось.Теоретически электронная подпись — аналог собственноручной.

Любой документ, который вы подписываете от руки, можно подписать и электронной подписью.Безопасность ЭП. Электронная подпись надежнее обычной. Рукописную подпись на бланке легко подделать.

Она будет похожа на оригинал, и отличить подделку сможет только эксперт. Случаев подделывания электронной подписи пока не было.Есть дело, когда по дарственной, подписанной ЭП, Но эта история не связана с подделкой подписи. Идет следствие. Но собственник через суд уже вернул себе квартиру — договор дарения признан недействительным.

уже вступило в законную силу. Кто-то получил оригинальную подпись за другого человека. Как это произошло, должны выяснить правоохранительные органы.Кто использует.

Предприниматели и юридические лица активно используют ЭП в работе. Они подписывают ею документы, счета и платежные поручения, сдают отчетность в налоговую через интернет, регистрируются на порталах госзакупок и других электронных торговых площадках. В некоторых случаях, например для участия в госзакупках, ЭП обязательна.

Я не предприниматель, в торгах и госзакупках никогда не участвовал и рассказать, как все это устроено у юридических лиц, не могу.Бюджетные предприятия тоже постепенно осваивают цифровые технологии. Заведующий детским садом может с помощью ЭП подписывать документы на выплату зарплаты сотрудникам, а работники судов и судебные приставы подписывают ею запросы на получение информации об имуществе должников.Обычного человека оформлять электронную подпись закон не обязывает — можно обойтись и без нее.

Я в течение месяца искал, что именно человек может подписать электронной подписью, разбирался, как правильно работать с ЭП и насколько это удобно. Расскажу подробнее о сервисах и документах, где может понадобиться электронная подпись.Море полезных статей о финансахВ вашей почте дважды в неделю.

Рассказываем только о том, что касается вас и ваших денегПодписатьсяНа портале госуслуг с помощью ЭП можно сделать многое.

Эти сервисы планируют расширять. Недавно появились прототипы пяти суперсервисов:Пока это только прототипы.

Как они будут работать на самом деле, непонятно. Разработчики обещают, что, например, европротокол для получения страховки при ДТП можно будет составить, вообще не заполняя бумаг, подписать его ЭП и прямо с места ДТП отправить в страховую компанию.

Мне кажется, это было бы полезно.В вуз я не поступаю и в другой регион не переезжаю. Единственное, что нашел на госуслугах из необходимого мне сейчас, — это подача заявления о выборе страховой медицинской организации.Ожидания. Я хотел заменить полис ОМС, потому что мне неудобно пользоваться бумажным.

Я хотел заменить полис ОМС, потому что мне неудобно пользоваться бумажным.

Я понимаю, что разницы нет, но для меня пластиковая карточка удобнее большого бумажного листа. Страховая компания, в которой я был застрахован ранее, пластиковых полисов не выдавала. Поэтому я решил сменить страховую.Я надеялся, что мне никуда не придется ходить, чтобы подать заявление о выборе страховой, и визит в страховую компанию будет только один — для получения полиса.Как это работает.

На госуслугах нужно было перейти Там открылось окно для подачи заявления. Личные данные появились в форме автоматически.Когда я заполнил форму, нужно было подписать заявление электронной подписью.

Для этого необходимо вставить токен в USB-порт. Система сама обратится к токену — нужно только следовать подсказкам и в конце нажать на кнопку «Отправить». Срок рассмотрения заявления — 30 дней. Потом, по идее, должны прислать приглашение в страховую для получения готового полиса.Реальность. Сообщение о приеме заявления я не увидел.

Сообщение о приеме заявления я не увидел.

30 дней прошло — заявление так и не было отправлено в страховую компанию.Почему так получилось, сказать сложно.

Может быть, это был технический сбой или страховая компания решила не принимать заявления, подписанные ЭП, через госуслуги.

Чтобы завершить оформление полиса или узнать, почему мое заявление так и не было отправлено, придется обратиться в страховую компанию лично.Не могу утверждать, что всех пользователей госуслуг ждет такой же результат. Но у меня сэкономить время и силы за счет современных электронных сервисов в этом случае не получилось.Пока я экспериментировал с сайтом госуслуг, выяснил, что у меня есть два неоплаченных штрафа.

С удивлением узнал, что превысил скорость в Свердловской и Псковской областях, попал на камеры системы видеофиксации и теперь должен в бюджет деньги — по 500 Р за каждое превышение.Штрафы, конечно, нужно платить, но была одна проблема: в Псковской области скорость превысил автомобиль Мерседес-Бенц Е400 с моим госномером, а в Свердловской — Фольксваген Транспортер, тоже с моим госномером. Я ни в одной из этих областей не был, и вообще у меня Лада Калина.Можно было обратиться в суд, но проще всего отправить жалобу руководителю сотрудника ГИБДД, который оформил постановление об административном правонарушении.

Обратиться можно Ожидания. Я надеялся, что ГИБДД будет удобнее работать с заявлением, подписанным ЭП. Там будут точно знать, что отправитель именно я, и это не мой сосед заполнил жалобу, подписал ее моей фамилией и указал мой адрес.Что думают по этому поводу сами сотрудники ГИБДД, мне выяснить не удалось.

Возможно, им все равно: если жалоба направлена через сайт, отвечать им придется в любом случае. Наличие или отсутствие электронной подписи ни на что не повлияет. Как это работает. При подаче жалобы можно обойтись без электронной подписи.

Достаточно заполнить все необходимые поля в форме: указать персональные данные, регион, в котором хотите обжаловать постановление, и изложить суть жалобы.Но у формы для заполнения есть недостатки. Поле для обращения не позволяет скопировать и вставить текст из другого документа. Так как я оспаривал постановления в разных регионах, мне пришлось бы два раза набирать текст жалобы вручную — это неудобно.Я создал одно обращение сразу в два подразделения ГИБДД в ворде: в шапке заявления указал обоих адресатов.

К форме для подачи жалобы в качестве вложения прикрепил вордовский файл, подписанный ЭП.Такие электронные документы можно смело отправлять по электронной почте в любые государственные органы — они будут равнозначны подписанным собственноручно.

Если кто-то попробует изменить текст, информация о подписи справа исчезнет, и любой человек увидит, что документ исправляли. Измененный документ юридической силы не имеет.Реальность. На следующий день после отправки жалобы информация о штрафах исчезла из моего личного кабинета на госуслугах.

Вскоре пришло два ответа из ГИБДД, что скорость превысили другие водители, а не я.Если бы я отправил вордовский документ, не подписанный ЭП, мое обращение все равно бы рассмотрели. И я получил бы аналогичный ответ.Электронной подписью можно заверять любые юридически значимые документы. Это могут быть исковые заявления, запросы в различные государственные органы, объяснения, трудовые договоры и договоры подряда.На мой взгляд, такая форма подписания документа удобна для удаленных работников.

Сейчас они чаще всего используют оферту, но это не всегда удобно.

С электронной подписью все становится проще: две стороны договора подписывают его своими подписями и хранят электронные файлы у себя на компьютере или в облаке.Если возникает спор, оба идут с этими файлами в суд. У суда не возникает вопросов, подлинная ли подпись. Перепечатать первую страницу договора не получится — подпись заверяет не одну страницу, а документ целиком.

Даже если изменить одну запятую, подпись сломается — подделку будет видно.Договоров я ни с кем не заключал, поэтому решил оформить доверенность в простой письменной форме, которую не нужно заверять у нотариуса, и подписать ее ЭП. Главное удобство такой доверенности — ее можно отправить по электронной почте или через любой мессенджер.Не нужно лично появляться там, где требуется предъявить доверенность. Например, ее можно отправить в школу, чтобы бабушка могла узнавать об успеваемости ребенка.

Или в поликлинику, если доверяете кому-то, кроме близких родственников, принимать решение о медицинском вмешательстве.

Так можно подписывать не только доверенность, но и любой другой документ. Например, договор займа или купли-продажи.

Такой документ будет иметь силу в суде.В моем случае доверенность — это необходимость. Иногда я не могу присутствовать лично при решении некоторых вопросов.

Чаще всего доверенность мне нужна, чтобы получать почту и документы в суде. Такие полномочия я и прописал в доверенности, а заодно добавил полномочий, которые могут пригодиться в будущем, — пусть будут.Ожидания. Я надеялся, что мой представитель без проблем будет получать документы в суде и на почте по доверенности с ЭП.

Все-таки электронная подпись равносильна собственноручной по закону — вопросов у сотрудников госорганов быть не должно.Как это работает. Сначала нужно составить текст доверенности в ворде.

Я больше люблю работать с гугл-документами, но в данном случае выбора у меня не было. У гугл-документов свои службы цифровых подписей, и с тем типом ЭП, что у меня, они не работают. О том, как правильно составить доверенность и зачем она нужна, в Т—Ж есть Там даны готовые шаблоны.После того как текст доверенности будет готов, ее нужно подписать.

Для этого необходимо зайти во вкладку «Файл» → «Сведения» и выбрать «Добавить электронную подпись».Подпись в документе можно проверить, посмотреть, действителен ли ее сертификат, и узнать точное время подписания документа.Реальность. Воспользоваться электронной доверенностью у меня так и не получилось.

В канцелярии суда, где мой представитель получал документы, по электронной почте доверенность принимать отказались: сослались на то, что ни разу так не делали. Но их устроила напечатанная форма, несмотря на то что там нет оригинала подписи, а есть только ее фотография.Я понимаю, что печатать на принтере документ, заверенный ЭП, по меньшей мере странно, но реальность оказалась именно такой. Что делать? 02.10.17Такая форма подписания документов мало распространена.

Люди, в том числе сотрудники госорганов, не знают и не понимают, что такое ЭП. И не представляют, что подписанные ею документы имеют ту же юридическую силу, что и подписанные собственноручно.Субъективные ощущения. Пока я подписывал документы таким образом, возникло ощущение, что я стал меньше зависеть от географии.

Теперь мне не нужно приезжать в определенное место за сотни километров ради того, чтобы расписаться в очень важной бумаге. Появилась возможность не стоять в очереди с этой очень важной бумагой в канцелярию — можно отправить ее по электронной почте.

Теперь я могу это делать из любой точки мира.

Главное, чтобы там был интернет, а под рукой — носитель с подписью. Если раньше я брал в поездки только ноутбук, то теперь токен тоже будет постоянно со мной.Практическое использование мне понравилось, и я продолжу применять ЭП. Не только потому, что мне жалко 1400 рублей, потраченных на оформление, и не потому, что это удобно, — просто у меня теперь больше возможностей.1400 Ря потратил на оформление электронной подписи Но не все так радужно.

Не только потому, что мне жалко 1400 рублей, потраченных на оформление, и не потому, что это удобно, — просто у меня теперь больше возможностей.1400 Ря потратил на оформление электронной подписи Но не все так радужно. Простому гражданину, получившему электронную подпись, скорее всего, придется придумывать, где ее применить.

За месяц я нашел только три способа использования ЭП, хотя пришлось проявить изобретательность. В двух случаях из трех я легко мог обойтись без нее.Жалобы в ГИБДД принимают вообще без подписи. Достаточно заполнить все поля в форме на сайте.

Доверенность можно было подписать от руки.

Во многих организациях документ, подписанный электронно и поступивший от имени физического лица, скорее вызовет удивление. Почему не было отправлено заявление о замене полиса ОМС, пока непонятно.В общем, инфраструктура для физических лиц, у которых есть электронная подпись, в РФ пока не развита.

Надеюсь, ситуация изменится.

Дмитрий Сергеев26.12.19, 07:12А вы готовы оформить электронную подпись и использовать ее каждый день?КУРСБесплатный курс о том, как получать деньги там, где другие их теряют.

Быстрые уроки без обмана и серых схем15.07.1691K321.07.1635K109.08.16149K15.09.1641K124.10.16133K17.11.16123K125.11.1642K27.01.17121K06.08.1945K223.0152K16Лучшее за неделю03.0915K69Светлана Логвина, юрист02.0914K17Екатерина Мирошкина, экономист01.0911K1902.0910K51Алиса Маркина, юрист02.096K104.093K8Алексей Кашников, ИП на УСН 6%03.093K1604.093K8Анастасия Горбунова, медицинский журналист04.092KАндрей Ненастьев, электромонтер07.091K3

Море полезных статей о финансахВ вашей почте дважды в неделю. Рассказываем только о том, что касается вас и ваших денегПодписаться·

Подписываем правильно

Вы здесь Опубликовано 2007-05-23 02:32 пользователем HRTrud «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 7 В настоящее время форме документов уделяется все больше внимания. Это не случайно: любому документу необходимо придать юридическую силу, что без обязательных реквизитов невозможно.

Одним из обязательных реквизитов является подпись на документе.

О правилах ее оформления расскажем в данной статье. Нормативное регулирование В настоящее время основным документом, регламентирующим состав обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

Данный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В том случае, если управленческая документация оформляется на машинных носителях, используется ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Основные положения». ——————————— Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Анализ указанных ГОСТов позволяет выделить обязательные реквизиты, придающие документной записи юридическую силу: — наименование организации — автора документа и ее код; — наименование документа и его код; — дата документа; — подпись лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ; — местонахождение организации — автора документа или ее почтовый адрес. Оформляем подпись на организационно-распорядительных документах Термин «подпись» в различных словарях трактуется по-разному. Обобщим толкования: подпись — это фамилия автора, собственноручно написанная им под текстом документа или письма, которая при наличии всех других требуемых реквизитов придает силу документам и правовым актам.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ. ——————————— Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте). В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят: — наименование должности лица, подписавшего документ; — личная подпись; — расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен.

Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Директор департамента │ │инновационных программ │ │ООО «Сосновый бор» Стрелкова А.Р. Стрелкова│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Если документ оформляется на бланке организации, должность указывается сокращенно, то есть без наименования организации.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Директор Печников М.В.

Печников│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Исполнительный директор │ │ ЗАО «Партнер» Федоров Н.А. Федоров│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В случае подписания документа несколькими должностными лицами, находящимися на разных ступенях управления, составные части реквизита «Подпись» располагаются одна под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Директор Маркелов Л.И. Маркелов │ │ │ │Начальник отдела продаж Панкратов А.Д. Панкратов│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Если лица равны по должности, их подписи можно расположить на одном уровне.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Начальник отдела продаж Начальник отдела кадров │ │Панкратов А.Д. Панкратов Прыгина Е.С. Прыгина│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ В документах, составленных комиссией (например, в акте), указывают не должность лиц, подписывающих документ, а их роль в комиссии в соответствии с распределением. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Председатель комиссии Шнитников В.Д.

Шнитников │ │ │ │Члены комиссии Соколова А.Н. Соколова │ │ Заморин М.Л. Заморин │ │ Польских Е.Г.

Польских │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Для удобства можно расположить фамилии (и подписи) членов комиссии в алфавитном порядке, но это не обязательное требование.

При оформлении протокола подписи на документе ставят председатель совещательного органа и секретарь, при этом наименование их должностей не указывается. ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Председатель Зорин Г.И. Зорин │ │ │ │Секретарь Лисова П.Д.

Лисова│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Иногда в организациях уже заготовлены бланки с обозначением должности подписывающего документ.

В отсутствие последнего подпись может поставить или замещающее его, или исполняющее его обязанности лицо. Многие в таком случае ставят косую черту перед наименованием должности или пишут предлог «за» — это недопустимо. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, отмечено: .если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, отмечено: .если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.

о.», «зам.»). Оформляем подпись в трудовой книжке На титульном листе трудовой книжки предусмотрено место для подписи ее владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Поскольку бланк трудовой книжки требует, чтобы подпись была проставлена разборчиво, рекомендуем специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, вместо личной подписи аккуратно писать свою фамилию.

——————————— Форма утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225.

Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек.

Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

┌──────┬─────────────────┬──────────────────────────┬────────────────────┐ │ │ Дата │Сведения о приеме на │Наименование, дата │ │ ├─────┬─────┬─────┤работу, переводе на другую│и номер документа, │ │ │ │ │ │постоянную работу, │на основании │ │ N │ │ │ │квалификации, увольнении │которого внесена │ │записи│число│месяц│ год │(с указанием причин и │запись │ │ │ │ │ │ссылкой на статью, пункт │ │ │ │ │ │ │закона) │ │ ├──────┼─────┴─────┴─────┼──────────────────────────┼────────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├──────┼─────┬─────┬─────┼──────────────────────────┼────────────────────┤ │ . │ . │ . │ . │ . │ . │ ├──────┼─────┼─────┼─────┼──────────────────────────┼────────────────────┤ │ │ │ │ │ Инспектор отдела кадров │ │ │ │ │ │ │ Смолина (Л.Е. Смолина) │ │ └──────┴─────┴─────┴─────┴──────────────────────────┴────────────────────┘ Если необходимо сделать запись о прекращении трудовых отношений в трудовой книжке во время отсутствия лица, ответственного за ее ведение (например, находится в отпуске или болеет), руководитель может самостоятельно оформить работнику трудовую книжку.

Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, ему следует издать приказ, где указать ответственного за ведение трудовых книжек на время отсутствия уполномоченного лица.

Лучше всего назначить лиц, которые будут замещать работников, ответственных за хранение и ведение трудовых книжек, на время их отсутствия, в первоначальном приказе о назначении ответственных за ведение трудовых книжек. А как заполнять реквизит «Подпись», если индивидуальный предприниматель самостоятельно вносит записи в трудовые книжки своих работников (ведь «индивидуальный предприниматель» — это не название должности)? Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до «ИП»?

Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по их заполнению не содержат пояснений по данному поводу, но, поскольку нормативные акты все же требуют, чтобы записи в трудовую книжку вносились без сокращений, рекомендуем не сокращать наименование работодателя. ——————————— Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 .

. . . . . Индивидуальный предприниматель Занозина (И.Л. Занозина) После того как кадровый работник заверил своей подписью данные, внесенные в трудовую книжку, работнику необходимо засвидетельствовать своей подписью, что он с этими записями ознакомлен. Вот здесь начинается неразбериха.

Иногда кадровики просят, чтоб работник написал: «С записями ознакомлен» — и поставил свою подпись. По нашему мнению, хотя такая формулировка не предусмотрена ни одним нормативным актом, ее использование не будет ошибкой.

Однако некоторые кадровики даже не требуют расшифровки подписи работника — это неправильно: подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет идентифицировать лицо, которое ее поставило. А если, допустим, увольняющийся работник изменил фамилию (например, женщина вышла замуж), без расшифровки никак не обойтись.

А если, допустим, увольняющийся работник изменил фамилию (например, женщина вышла замуж), без расшифровки никак не обойтись. По этим причинам расшифровка подписи нужна обязательно, причем с указанием инициалов. Можно ли использовать факсимильную подпись?

Иногда кадровые работники в приказах и трудовых договорах ставят факсимильную подпись руководителя, мотивируя это его занятостью. Давайте разберемся, можно ли ставить такую подпись на документах.

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Если электронно-цифровой подписи посвящено несколько нормативных актов, в частности Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ), то в отношении факсимильного воспроизведения подписи в законодательстве существует пробел.

Лишь Минфин в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ запретил использовать факсимильную подпись на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. С учетом того, что порядок использования факсимиле действующим законодательством не установлен, оно допускается только при взаимном соглашении сторон.

Трудовой кодекс тоже ничего не говорит о факсимильной подписи — не разрешает ее использование, но и не запрещает, поэтому в случае возникновения спорных ситуаций между работником и работодателем и рассмотрения их в суде суд может не принять документы, подписанные таким образом, в качестве доказательств. Если ставить факсимильные подписи все-таки хочется, необходимо издать приказ по организации (утвердить положение), определяющий порядок их использования.

При этом при приеме работников нужно будет ознакомить их с данным локальным актом организации под роспись, чтоб получить их согласие.

Использование электронной цифровой подписи В соответствии со ст. 2 Закона N 1-ФЗ электронно-цифровая подпись может использоваться при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.

Поскольку в Законе N 1-ФЗ нет исчерпывающего перечня случаев его применения, можно сказать, что он будет действовать всегда, когда речь идет об электронном документе, так как электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом последнего.

Расскажем об ЭЦП только вкратце: ее использование на документах, регламентирующих трудовую деятельность работника, практически исключено.

Закон N 1-ФЗ устанавливает: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, могут использовать для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников.

Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий: — сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания; — подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. В.П.Ющин Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации» Подписано в печать 29.06.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение.

Все подписи Техподдержка Вопросы и ответы

Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи: — Открепленная (отсоединенная) ЭП — Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП — Встроенная ЭП — ЭП в Outlook Открепленная (отсоединенная) ЭП — Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла. — Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи.

— Нет ограничения по формату подписываемых документов. — Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s.

— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени. — Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц.

Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью. — Контур.Крипто Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ.

Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени. После подписания файл открепленной подписи сохраняется рядом с документом. Подписант может отправить подписанные документы любому получателю по электронной почте, а также скачать на компьютер пакет документов: исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи.

Все функции сервиса бесплатны.

— КриптоАРМ Используется для подписи и шифрования файлов любого формата.

С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись. Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.

Примечание: техническая поддержка СКБ Контур не является разработчиком ПО КриптоАРМ, поэтому консультации по этому продукту не оказывает.

Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.

Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.

Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл.

Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью. Встроенная ЭП Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF. Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ.

Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная. — КриптоПро Office Signature Плагин, позволяющий создавать встроенную подпись в документах Word и Excel.

Можно создать неотображаемую подпись, которую будет видно только на вкладке подписей, или строку подписи в самом документе. Строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа, содержит в себе как сведения о подписавшем, так и произвольный рисунок.

Есть возможность создания нескольких подписей в одном документе. После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные. При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика.

Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре. Подробные инструкции по добавлению неотображаемой и графической подписей описаны в статье

«Как настроить Word/Excel для работы с сертификатом»

— КриптоПро PDF Плагин для создания подписи внутри документов PDF. Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи).

Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени. Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.

Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро. — Подписание в OpenOffice / LibreOffice В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планирует.

ЭП в Outlook Подписание в Outlook возможно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook, и почта в учётной записи MS Outlook должна совпадать с почтой, указанной в сертификате. Подробнее о настройке подписи и шифрования сообщений электронной почты в MS Outlook в статье «Как настроить Outlook для работы с сертификатом».

Смотрите также Усовершенствованная квалифицированная подпись Документооборот с судебными органами my.arbitr.ru и sudrf.ru Как настроить Word/Excel для работы с сертификатом?

Как настроить Outlook для работы с сертификатом?

Как правильно подписывать документы

29 Февраля 2020 в 11:21 Требования к подписи на документах — это один из разделов правил оформления деловых бумаг.

Резолюция относится к обязательным реквизитам делового письма, без которых документ не является официальным.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Подпись в официальных бумагах соответствует требованиям, которые регламентируются , пришедшим на смену ГОСТу Р 6.30-2003 и вступившим в силу с 01.07.2018. По действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

  1. наименование должности расписавшегося лица;
  2. его собственноручная подпись;
  3. расшифровка (инициалы, фамилия).

Перечислили базовые составляющие, раскрывающие, что входит в состав реквизита подпись, они варьируются в зависимости от того, на каком бланке этот атрибут документа проставляется.

Если это не фирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации.

Если применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается. Примеры подписывания (здесь и далее представлены варианты, представленные в ГОСТ 7.0.97-2016): Если требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим по иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

Оформление реквизита подпись допускает центрирование наименования должности единственного расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. На этом предписания ГОСТа заканчиваются.

Примеры центрирования: В то же время на практике нередко возникает вопрос, как правильно подписывать документы, какими чернилами и ручками следует ставить подпись в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует.

Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой, может быть расценен как ксерокопия.

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Она проставляется, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него подготовлен письменный ответ. Отметка об исполнении во внутренних системах документооборота сопровождается указанием даты и номера, свидетельствующего об этом документе. Наличие этого реквизита означает, что работа сделана конкретным специалистом, который несет персональную ответственность за содержание ответа.

Подпись исполнителя на документе оставляется на втором и последующих экземплярах, которые хранятся в подразделениях документационного обеспечения предприятия. В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором хранится документ (п.

5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагается этот реквизит в левом нижнем углу листа бумаги, но иногда его указывают в нижнем колонтитуле. Чиновники предлагают ориентироваться на такой вариант: Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного и в защите написанного от фальсификации.

Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, по пункту 1 , состоит в закреплении документа, выражающего письменное согласие с содержанием сделки. Под сделкой понимаются любые

«действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей»

().

Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность и позволяет идентифицировать расписавшееся лицо.

Правила оформления реквизита подпись регламентируются внутренними локальными нормативными актами, а в случае их отсутствия — ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Наталья Чередниченко Подпись — обязательный элемент официального документа, подтверждающий его подлинность и придающий ему юридическую силу.

Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТом Р 7.0.97-2016, который вступил в силу 01.07.2018 и заменил собой ранее действовавший Госстандарт Р 6.30-2003. Но несмотря на это, революционных изменений здесь не произошло.

Как и ранее, подпись должна содержать информацию о лице, подписавшем документ, — его должность, собственноручный автограф, его расшифровку (инициалы и фамилию). Правильное оформление расшифровки подписи в реквизите подпись регламентируется на локальном уровне.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 аналогично прежнему Госстандарту прописывает правила оформления подписи не на бланке организации, а на бланке должностного лица либо на документе, составленном комиссией. Но и здесь изменений не прослеживается.

Однако, по сравнению с утратившим силу ГОСТом Р 6.30-2003, новый госстандарт описывает требования к оформлению подписи на документе, который визирует не руководитель организации, а лицо, временно исполняющее его обязанности. В этом случае указывается не должность этого лица, а статус, которым он наделен по приказу, например, и. о. генерального директора либо исполняющий обязанности генерального директора.

Отмечу, что недопустимо ставить косую черту или предлог «за» на уже подготовленном и прошедшем согласование проекте документа. В этом случае исправления в реквизите подпись вносятся от руки или с применением соответствующих штампов. Госстандарт Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит, который используется при визуализации документов, подписанных электронной подписью.

Требования к его оформлению детально изложены в пункте 5.23 ГОСТа. Размещать этот реквизит необходимо в месте, где на аналогичном документе, составленном на бумажном носителе, была бы собственноручная подпись должностного лица. Кроме того, «отметка об электронной подписи» должна быть читаемой и наноситься без перекрытия собой элементов текста.

Предъявляются требования и к содержанию реквизита, в нем необходимо указывать:

  1. допустимо дополнять этот реквизит изображением герба, эмблемы или товарного знака (знака обслуживания).
  2. номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя и отчество владельца сертификата ключа, срок его действия;
  3. фразу «Документ подписан электронной подписью»;

Встречается информация, что изменились требования к написанию расшифровки подписи, но это утверждение неверно. Если анализировать образцы, представленные в ГОСТе Р 7.0.97-2016, видно, что никаких изменений тут не произошло.

Как и в прежнем Госстандарте, сначала указываются инициалы и только потом фамилия должностного лица, подписавшего документ. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.

Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 09 Июля 2020 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2020 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации?

Рассмотрим основные моменты. 26 Мая 2020 в 14:01 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. 24 Марта 2020 в 17:46 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+