Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Опись документов шаблон

Опись документов шаблон

Опись документов шаблон

Опись документов: бланк

Найти Чтобы зафиксировать перечень бумаг, переданных в другую организацию или в архив, составляется опись документов. При необходимости этот список может служить подтверждением того, что они действительно были отправлены.

Шаблон оформляется в виде таблицы, где приведены наименования и реквизиты переданных бумаг.

В конце статьи можно скачать образец. Немало организаций для передачи отчетности в налоговую службу и другие учреждения пользуется услугами почты.

При отправке заполненных форм таким образом составляется опись вложения.

Заполняется она в двух экземплярах, а получить листы можно в каждом почтовом отделении.

Важно! Шаблон для описи вложения утвержден законодательно, используется форма №107.

В поля вносятся следующие данные:

  1. порядковый номер позиции;
  2. объявленная ценность.
  3. количество;
  4. реквизиты получателя;
  5. наименование;

Чтобы зарегистрировать переданный комплект и подтвердить факт отправки, на одном экземпляре работник почты ставит печать, дату пересылки и подпись. Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально.

Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения. За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг.

Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив. Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова.

Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов.

В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.

Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты:

  • Дата составления.
  • Наименования переданных форм.
  • Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
  • Номер перечня.
  • Срок хранения.
  • Название организации.
  • Расположение бланка.
  • Количество листов.
  • Данные и подпись составителя списка и работника, принявшего комплект документов.

Как правило, опись документов выполняется в виде таблицы с перечислением сведений.

Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг. В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии.

Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота.

Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери. В дальнейшем потребуется их восстанавливать. Нередко опись документов приходится составлять:

  1. бухгалтерам;
  2. кадровым работникам;
  3. сотрудникам государственных органов.

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом.

Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери. Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами.

Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию. Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг.

При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию.

По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

+14˚C Ветер: 8 м/с Сегодня +15˚C Ветер: 6.3 м/с Завтра

  1. Статьи
  2. Акции
  3. Новости

12 Сентября 2021 19:50 8 10 Сентября 2021 15:55 14 Ещё 02 Сентября 2021 17:49 4 29 Августа 2021 23:45 2 Ещё 14 Сентября 2021 11:55 1 14 Сентября 2021 11:54 1 Ещё

Образец внутренней описи документов дела

21 Октября 2018 в 11:33 Внутренняя опись — это перечень документов, содержащихся в деле, с указанием регистрационных номеров и порядковых номеров страниц. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Внутренняя опись дела — это учетная форма, которая включает сведения обо всех содержащихся в нем документах.

Она позволяет упорядочить внутренний документооборот компании и минимизировать риск утраты важных бумаг. Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника.

В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:

  1. кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
  2. об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
  3. прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).
  4. личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);

Все их нужно упорядочить.

Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах.

Также указывают, где именно в деле их можно найти.

Количество вышеперечисленных документов может исчисляться десятками. А сумма их листов — и того больше.

Велика вероятность не заметить пропажу одной страницы. Но наличие описи этого не допустит:

  • Если какого-то листа не хватает, это легко определить.
  • Из номеров листов можно сделать вывод о количестве страниц в каждом из документов.
  • По примечаниям можно сделать вывод, взят ли он с конкретной целью или просто потерян.
  • В ней перечислены все бумаги в порядке поступления.
  • Все страницы пронумерованы и занимают свое место в общей папке.

Поэтому все дела, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава, должны иметь такой вкладыш. Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27).

Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке. В табличной части следует записывать:

  1. примечания (например, даты и причины изъятия и возврата).
  2. порядковый номер (для конкретного дела);
  3. номер листов дела (в целом по папке);
  4. регистрационный индекс (для внутрифирменного документооборота в целом);
  5. название (например, «Копия паспорта» или «Трудовой договор»);
  6. дата (не выдачи документа, а его предоставления для включения в дело);

Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах.

Их могут не востребовать в течение долгого периода.

Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг иногда аукается во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. 30 Мая 2021 в 22:29 Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации.

14 Февраля 2021 в 16:21 Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” № 125-ФЗ, утвержденный Президентом РФ 22 октября 2004 года, является главным нормативным актом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией.

Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией. 28 Июня 2017 в 16:44 01 Июня 2021 02 Сентября 2021 09 Августа 2021 21 Января 2021 29 Июня 2017 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2021 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы.

Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
  2. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  1. дата составления перечня;
  2. наименование организации, откуда исходит документация;
  3. наименование организации, куда передается пакет;
  4. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
  5. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  6. общее количество листов для передачи;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой. Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон.

В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  1. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  2. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  1. уставная документация.
  2. бухгалтерская отчетность;
  3. кадровые бумаги;

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации. Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно. Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы.

Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании.

Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  1. порядковый номер бумаги;
  2. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  3. итоговое количество листов в передаваемом деле;
  4. дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
  5. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  6. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  7. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  8. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов: Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  1. срок хранения.
  2. крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону. Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения.

Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения».

Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело. Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Запрос документов у работодателя — это официальное обращение с просьбой предоставить бумаги, связанные с трудовой деятельностью.

Требовать выдачу копий или оригиналов каких-либо актов вправе любой работник, в том числе бывший. Сведения предоставят и новому работодателю сотрудника, но при выполнении определенных условий. 27 Августа 2021 в 14:09 Отношения, которые регулирует коллективный договор, — это:

  1. выплаты материальной помощи;
  2. условия труда и компенсации за вредность;
  3. оплата питания, обучения, пособия при увольнении и другие условия, как в сфере трудовых взаимоотношений, так и в иных ситуациях, касающихся интересов сотрудников и защиты их прав.
  4. социальные гарантии;

25 Августа 2021 в 13:10 Как самостоятельно подать исковое заявление в суд:

  • Отнесите документы в канцелярию.
  • Присутствуйте на заседании.
  • Подготовьте иск, уплатите пошлину.
  • Определите, куда обратиться.

24 Августа 2021 в 11:45 Последствия прекращения доверенности заключаются в аннулировании прав и полномочий, которые вменялись документом.

Гражданский кодекс устанавливает обязательство уведомить об отмене доверенности лицо, которому она выдана.

Поверенный обязан ее вернуть. Использование заведомо недействительного документа — преступление.

06 Июня 2021 в 12:25 Проверка СЗВ-стаж онлайн в ПФР нужна для определения ошибок в документе до его сдачи в Пенсионный Фонд. Отчет сдают один раз в год — до 1 марта года, следующего за отчетным периодом.

А также не дожидаясь указанного срока, если один из работников собрался оформлять пенсию. Онлайн-проверка актуальна с учетом возможных изменений самого бланка и порядка его заполнения.

04 Июня 2021 в 18:36 09 Сентября 2021 31 Августа 2021 28 Августа 2021 27 Августа 2021 25 Августа 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве. Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов. Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Наименование организации, которая передает документы.
  • Дата составления.
  1. номер по порядку;
  2. количество экземпляров;
  3. полное название документа;
  4. количество листов.
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е.

общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой. Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  • Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  • Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования.

Например:

  • Опись по аттестационному делу.
  • Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  • Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив. Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей.

Составляют ее по определенным правилам.

Указываются следующие пункты:

  • Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.
  • Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  • Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  • Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив.

При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица. В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа.
Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа.

Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет). Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно.

При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  • Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  • В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.
  • Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  • Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.

Пример приводится ниже. (word) — для передачи в другую организацию — для сдачи в архив — для бумаг с постоянным сроком хранения — для передачи в пределах одной фирмы Оцените статью

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Рекомендуем по теме 21.08.2017 19.08.2017 04.10.2017 28.08.2017 28.08.2017 06.11.2017 Добавить комментарий Популярные статьи Помощь юристов: Москва и область: Санкт-Петербург и обл.: Бесплатно по России: Обратите внимание! Юристы не записывают на прием, не проверяют готовность документов, не консультируют по адресам и режиму работы гос.

учереждений!

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

20 августа 20 августа 2021 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Необходимость зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами. Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре. Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится.

И в этом случае на выручку приходит опись. Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.

При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками и контрагентами Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если это происходит по обычной электронной почте.

Особенно если это происходит по обычной электронной почте. Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.

Рекомендуем прочесть:  Как получать деньги с епн

В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает. Поэтому составить ее можно в произвольном виде. Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п.

Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России ).

ВНИМАНИЕ При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к.

состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО. Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате. Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи.

Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень. Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения. При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов.

Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России .

А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется.

Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).

Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.

Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону. Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления. Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв.

приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф.

107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов.

Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.

ВАЖНО Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки.

При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д.

Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи.

А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них. СПРАВКА На официальном сайте Почты России можно .

Образец передаточной описи в 2021 году ООО «Лабиринт-2019» 21 июля 2021 года №020-17/ДКПН Директору На №________от________ ООО «Новость» Балабанову О.И. Уважаемый, Олег Игоревич, в соответствии с п.

2.1.4 Договора купли-продажи недвижимости б/н от 10.07.2021 настоящим направляем в Ваш адрес следующие документы:

  • Выписка из домовой книги от 07.07.2021 — на 1 л.
  • Копия ФЛС от 07.07.20 — на 1 л.
  • Копия решения Арбитражного Суда Поволжского округа от 01.02.2013 по делу № Ф04-258/2010 с отметкой о вступлении в законную силу — на 8 л.
  • Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 3 л.

Всего документов на 13 листах.

Юрисконсульт Назаров П. И. Назаров Резюмируем.

Составление описи передаваемых документов не потребует больших затрат времени — ведь в большинстве случаев опись может составляться в произвольной форме.

Но даже такая опись способна защитить организацию или предпринимателя от возможных претензий со стороны госорганов или контрагентов. Заказать электронную подпись для дистанционной подачи документов в суд 5 076 5 076 5 076 5 076Популярное за неделю10 1467 40742 00891 19841 455

Описи

Очистить Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации.

Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов.

Рассмотрим ее подробнее. Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  1. Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  2. Инструкция ЦБ.
  3. Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив.

Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений. В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении.

Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости. Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством.

Документ оформляется в 2 экземплярах.

Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  1. Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  2. Титульный лист.
  3. Опись.
  4. Оглавление.
  5. Перечень используемых терминов.
  6. Указатели.
  7. Предисловие.
  8. Библиография.
  9. Лист-заверитель.
  10. Наименование описи.
  11. Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе. Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах.

Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске.

Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много. Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна.

Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Наименование компании, ее адрес.
  2. Исходящий номер.
  3. Список документом, указание номера каждого из них.
  4. Общее число документов.
  5. Заголовок.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы. Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами.

Оформляется при поступлении в компанию нового дела.

Включает в себя эти сведения:

  1. Номер личного дела.
  2. Название.
  3. Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел. Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107.

В документе фиксируется эта информация:

  1. Стоимость.
  2. ФИО получателя или наименование фирмы.
  3. Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг.

Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив.

Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов. Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом.

В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения.

Готовую опись необходимо прошить.

Она облекается в твердую обложку.

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  1. Закончился срок хранения.
  2. Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу.

Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

Опись составляется и при изъятии документации.

Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре.

Бумага составляется в 2 экземплярах.

Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+