Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Приказы можно регистрировать под номером 1 а

Приказы можно регистрировать под номером 1 а

Приказы можно регистрировать под номером 1 а

Правила нумерации приказов в организации

Автор:Иван Иванов В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации. При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях. Документация подлежит нумерации для её упорядочивания.

Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации. Содержание статьи Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу. Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия.

И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя. Нумерация преследует основные цели:

  1. удобный поиск;
  2. систематизация документов на предприятии;
  3. осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом.

При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи. Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.).

Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах.

Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года. Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.
Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную. Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации).

В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения. Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида.

Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности. Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании. Так, выделяются следующие виды деятельности:

  1. по личному составу;
  2. административно-хозяйственная.
  3. основная;

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения. К ним относятся приказы:

  1. об утверждении графика отпусков либо командировок;
  2. прочие относительно деятельности компании.
  3. о создании компании;
  4. о создании отдельных структурных подразделений организации;
  5. об утверждении расписания штата;
  6. о слиянии с другими предприятиями;
  7. о реорганизации либо ликвидации;

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов. К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия.
Разновидности следующие:

  1. об обучении и т.д.
  2. о премировании сотрудника;
  3. о переводе сотрудника;
  4. о дисциплинарном взыскании;
  5. о приёме на должность;
  6. об увольнении;
  7. о командировке;
  8. о повышении;

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству. Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.

Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года. Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности. И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».
И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».

Как было указано выше, вся документация регистрируется и отражается в журнале регистрации. Журнал учёта приказов по основной деятельности включает номер приказа, его дату, краткое содержание, сведения об ответственном лице и о составителе, а также срока для примечаний.

Также в журнале указывается начало заполнения и его конец.

По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение.

Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года. Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы.

Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации. Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб.

К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры. Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом.

Но данные правила не должны противоречить , а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и . Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами.

Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.

Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.

Приказ о нумерации приказов

6741 – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации. ФАЙЛЫ Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства.

Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  1. хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  2. при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.
  3. контроль за и соблюдением графика отпусков;
  4. формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  5. заполнение трудовых книжек;
  6. составление приказов по личному составу;

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании.

Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства. Приказы делят по разным видам.

В частности:

  1. По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  2. По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями.

Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  1. «от» — работник уходит в отпуск.
  2. «лс» — приказы по личному составу;
  3. «п» — сотрудника принимают на работу;
  4. «у» — происходит увольнение;
  5. «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины.

Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  1. Место подписания.
  2. Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  3. Дата составления.
  4. Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

  1. Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  2. Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.
  1. Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения.

    Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов.

Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации. Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве.

Иначе принятые решения будут юридически неверны. Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов.

Причем часто разные для разных видов приказов.

На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна.

Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе.

Юридическую грамотность документа он не подтверждает. Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию.

Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе.

Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге.

Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Автор статьиНатали Феофанова 6 минут на чтение14 594 просмотровСодержание Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким.

Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче.

На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию. Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов.

Читайте также статью: → «».Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

  1. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
  2. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала.

Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью.

Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах.

Читайте также статью: → «».Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер.

Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

  • Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.
  • Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
  • Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.Пример №1.

ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

  1. сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
  2. индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

  • 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
  • 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
  • 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист.

    Приказ пронумерован 14-ЛС.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

  1. приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).
  2. номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

  1. 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
  2. 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
  3. 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года.

В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

  1. ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.
  2. даты начала и окончания ведения Журнала;
  3. названия документа;
  4. наименования предприятия;

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

  • Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
  • Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
  • Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
  • Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
  • Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
  • Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

  1. 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
  2. 08.17 – о создании новой линейки продукции;
  3. 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:№ п/пДата документаНомер документаСодержание документаОтветственные за исполнениеК ознакомлению4803.08.1784-ОДО выпуске новой линейки продукцииНачальник производственного отдела Лубяной Н.С.Сотрудники производственного отдела и департамента продаж4912.08.1785-ЛСО внесении изменений в штатное расписаниеНачальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.Все сотрудники5022.08.1786-АХДОб организационных работах, связанных с переездом в новый офис.Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.Сотрудники хозяйственного отделаВ случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив.

В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров.

Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета).

Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.

В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «».Ошибка №2.

ИП ведет Журнал в обязательном порядке.Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа.

Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников.

За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.Вопрос №1.

Можно ли вести Журнал в электронном виде?Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены.

Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот.

Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству.

При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным.

Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок.

В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?Применение данного способа не запрещено.

В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок.

Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам. Поделитесь статьей

(голосов: 1, средняя оценка: 1,00 из 5)

Загрузка. Рекомендуем похожие статьиГорячееЗапишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников29 авторских уроковПоле не заполненоПолучить сейчас!

Более 45 000 подписчиковПолезно знать Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру (образец): что это за документ, содержание квитанции, действия кассира, как оформить документ, печать, образецНаши книги

Шпаргалка делопроизводителя

Если приказ подписан, его нужно ввести в действие и придать ему юридическую значимость.

Это делается с помощью его регистрации, после присвоения ему номера и даты. Приказ может регистрироваться в или только в . Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным.

Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна. Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству.

НомерДата Ответственный отдел Краткое содержаниеКол-во листовКол-во листов приложений 01–01/1218.04.2016Отдел безопасностиОб обеспечении безопасности в период праздников224 01-номер отдела 01-номер дела 12-порядковый номер приказа В соответствии с каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет, поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

  • Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.
  • Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.
  • Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
  • Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.
  • Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.

Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом.

Делать это не положено, но иногда приходится идти на уступки. Например, оставлять резервные номера, точно зная, что они будут заполнены. Или, если вам приносят регистрировать приказ первым в этот день, то не будет страшно, если его зарегистрировать вчерашним днем.

Проверяйте, чтобы все графы в журнале регистрации были заполнены, пустых номеров не оставалось, приказы в деле соответствовали количеству, номеру, порядку приказов в журнале. Эти несоответствия пишутся в нарушения при проверках.

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности — постоянно.

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу — 75 лет. Срок хранения журнала регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Рубрики

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

  1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
  1. Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред.

    от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

    Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

  1. исходящие документы;
  2. распоряжения;
  3. приказы по основной деятельности;
  4. протоколы планерок (оперативок) и т.п.
  5. поступающую корреспонденцию (входящие документы);
  6. внутренние служебные записки;
  7. кадровые приказы;
  8. протоколы совета директоров;
  9. Разделение регистрационных учетов.

    Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

  1. Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется.

    Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

  1. Полнота отражения информации о документе при регистрации.

    При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки).

    Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

  1. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.

Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати.

Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.

Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено.

Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов. У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы.

Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.

Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска). Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов.

А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.

Данный учет достигается разными способами:

  1. передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
  2. учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
  3. структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

  1. исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
  2. внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.
  3. входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов.

Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе. В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) 3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов […] <*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

[…] Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии. Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов.

При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример). ПРИМЕР Фрагмент журнала регистрации входящих документов № п/п Дата поступления Наименование корреспондента Индекс и дата документа Краткое содержание Резолюция Прим.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+