Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Требования к приему заявления от работника

Требования к приему заявления от работника

Требования к приему заявления от работника

Как правильно написать заявление: инструкция и образец

6 декабря 2017Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление — простой способ письменно подтвердить своё намерение.Форма некоторых заявлений унифицирована.

Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению — так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4.

В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись.

Без неё документ считается недействительным.Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

. Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

  1. Дата подачи.
  2. Наименование документа.
  3. Сведения об адресате и заявителе.
  4. Подпись.
  5. Формулировка просьбы или предложения.

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

  1. Его имя, отчество и фамилию.
  2. Должность адресата.
  3. Название организации.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»).

Например, директору Петрову или ректору Ивановой.В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса.

Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»?

Оба варианта допустимы.Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно.

С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление».

Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово?

Здесь есть три допустимых варианта написания.Традиционный способ оформления.

В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте.

По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.Старайтесь придерживаться официально-делового стиля.
Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.Также дату можно указать сразу после наименования документа.Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере.

Она выравнивается по правому краю.От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.Это заявление пишут женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам. В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации.

Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем.

В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки.Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах.

Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.Это значит, что самому писать заявление необязательно.

Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно.

В этом случае нужно учесть следующие моменты.

  1. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.
  2. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
  3. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
  4. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней.

По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе.

В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

Как правильно подавать заявления работодателю — обзор типичных ошибок

Не пропустите самое важное, что происходит в ИнтернетеПодписатьсяНе сейчасАвтор публикации: Юрист,Был(а) 30.07.2020, 08:21 юрист, Самохин Денис Сергеевич Написать сообщение Подписаться10 935 просмотров 92 дочитываний 22 августа 2018 в 15:53 Краткое содержание:Поводом написания данной статьи стал мой недавний разговор с бывшей коллегой, которую зовут Алёна.

Суть разговора состояла в том, что её мужу (назовём его Виктор) в течение определенного времени не выплачивали заработную плату. Алёна рассказала, что первые два месяца Виктор терпел и исправно ходил на работу. Но когда по итогам третьего месяца снова остался без зарплаты, решил воспользоваться правом, которое предоставлено ему ч.
Но когда по итогам третьего месяца снова остался без зарплаты, решил воспользоваться правом, которое предоставлено ему ч. 2 ст. 142 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), а именно:

«В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы»

.К слову, зная, кем работает Виктор, я понял, что под исключения, когда приостановление деятельности не допускается (по той же ч.

2 ст. 142 ТК РФ), он не попадает.

Со слов Алёны, он сделал это не из принципа, не из-за желания отдохнуть.

Виктор просто параллельно решил поработать в другом месте – там, где платят.

Это было их совместное решение, поскольку существовать только на зарплату жены было, мягко говоря, трудновато.Далее привожу фрагмент разговора:Алёна: «Денис, спросить хотела!» Я: «Спрашивай!» Алёна: «Витя тут рассказывал. Говорил, что заходил на работу, там к нему подошел медик. Медик сказал, что даже если он (Виктор) написал такое заявление, он должен будет выйти, если руководитель его вызовет.

Это что, законно? Ведь зарплату так и не дали».

Я:

«Алён, незаконно конечно! В статье же чётко сказано: «… приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы»

. Алена: «А Витя что-то занервничал». Я: «А ты скажи, чтобы не нервничал.

Главное – заявление с отметкой на руках иметь, и закон – на вашей стороне!» Алёна: «Не поняла.

Заявление на руках… Он же его кадровику отдал!» Я: «Оставил и ушёл?». Алена: «Ну… вроде да…» Я: «Он точно ходил? Или просто позвонил?» Алёна: «Ходил … по-моему…» Я: «Понятно. В общем так: скажи Виктору, пусть идет к кадровику и попросит заверенную копию с отметкой о вручении. Как сходит – дай знать. Если не увенчается успехом – позвони, будем думать».Больше не звонила.

Как сходит – дай знать. Если не увенчается успехом – позвони, будем думать».Больше не звонила. Надеюсь, что всё прошло хорошо.Распространенная жизненная ситуация: работник, подав заявление, уверен, что уведомил работодателя о своих намереениях.

В действительности это так. Но давайте не будем забывать, что отношения работника и работодателя могут испортиться. И не следует наивно полагать, что все вокруг честные. Люди разные. Руководители разные.

Бывают настолько мстительные, что даже когда расстаются, ещё стараются насолить. Безусловно, не каждый кадровик будет слепо нарушать закон.

Но представьте ситуацию, когда шеф звонит (или вызывает его к себе) и говорит: «Уничтожь заявление Иванова! Не предупреждал он нас. Просто на работу не вышел.

Прогульщик! Нужно подумать о его наказании!»Думаю, найдутся те, кто скажет, что я слишком очерняю людей.

Поверьте, я никого не хотел обидеть. Это реалии жизни! Мы живём в то время, когда подчиненный должен быть удобен и гибок, а ни в коем случае не нервировал начальника своим сильным характером и принципиальной позицией. Сразу сделаю оговорку: представим, что отношения между работником и работодателем испорчены.

Работодатель абсолютно уверен в своей безнаказанности и был бы не против избавиться от работника, для чего постоянно ищет повод.

  1. Ситуация 1: что могло произойти с тем самым Виктором.

Приходит человек к кадровику и просит заверенную копию заявления с отметкой о принятии.

А кадровик ему: «Какое заявление?

Какое приостановление? Вы неделю на работу не выходите! Мы Вам звонили! Даже шеф! В общем, хорошо, что зашли, почтой отправлять не придётся. Ознакомьтесь. Это приказ о наложении дисциплинарного взыскания за прогулы.

Акты имеются. Директор сказал, что мы вас увольняем по статье».Не будем представлять реакцию Виктора. Надо полагать, что он был возмущен! Возможен, конечно, вариант, когда просто предлагают написать заявление по собственному желанию, предварительно припугнув, что если нет – тогда по статье.В итоге мы имеем испорченные отношения с работодателем и, конечно же, испорченную трудовую книжку!
Возможен, конечно, вариант, когда просто предлагают написать заявление по собственному желанию, предварительно припугнув, что если нет – тогда по статье.В итоге мы имеем испорченные отношения с работодателем и, конечно же, испорченную трудовую книжку!

Виктору будет вдвойне сложнее, если следующий работодатель попросит рекомендации с прошлого места работы.

  1. Ситуация 2: работник собирается попросить отгул (на целый день, на несколько часов), или несколько отгулов подряд, или отпуск без сохранения заработной платы.

Непосредственный начальник или руководитель вполне может усыпить бдительность сотрудника, сказать что-то вроде «Я у себя пока заявление оставлю. Ты выйдешь, и я его порву. И у тебя дни останутся, и я перестрахуюсь насчет твоего отсутствия».

В данной ситуации для руководителя, стремящегося избавиться от работника, это просто идеальный вариант.

Работник вообще никого не предупредил и отсутствовал день, несколько дней или пять часов (что тоже прогул, если нет уважительной причины).

  1. Ситуация 3: работник принял решение уволиться по собственному желанию.

Как известно, в силу ч. 1 ст. 80 ТК РФ по общему правилу сотрудник должен предупредить работодателя в письменной форме о предстоящем увольнении не позднее чем за две недели.

Причем течение срока начинается на следующий день после получения работодателем соответствующего заявления.Работодатель может сыграть на дате окончания этого самого срока. Для чего это ему?Сразу оговорюсь, что при увольнении с муниципальной службы, государственной гражданской службы, из государственных учреждений такого, как правило, не случается.

А вот в коммерции…Представьте, что увольняется товаровед или кассир из магазина. Увольняется из-за плохих отношений с начальством, низкой зарплаты, постоянных вычетов вследствие недостач.

А работодатель не может найти ему замену.

И начинается: сначала просят ещё немного поработать. Если работник не соглашается – принимают заявление и говорят, чтобы пришел через две недели за трудовой книжкой. Сотрудник приходит, и… повторяется ситуация, как в случае с Виктором.

Но далее развитие может быть иным: просят выйти на день, на который обязательно выпадет инвентаризация, а по её итогам, как вы поняли, появится новые проблемы. Но это уже не наша тема.Из всех приведенных ситуаций есть три выхода:

  1. первый – продолжать работать у такого» работодателя;
  2. второй – уволиться, но на условиях, навязываемых работодателям и забыть об этом;
  3. третий – уволиться, но при этом не дать себе навязать что-либо.

Третий вариант возможно полностью реализовать, если знать правовые основы и представлять, чего можно ждать в суде.Согласно ТК РФ обязанность уведомления работодателя о своих решениях лежит на работнике.

В частности, это подтверждается следующими нормами:

  1. ч. 1 ст. 128 ТК РФ («По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем»);
  2. ч. 1 ст. 80 ТК РФ («Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели»).
  3. ч. 2 ст. 142 ТК РФ («В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы»);

Если возникнет трудовой спор, разрешение которого происходит в суде, то работодатель вполне может утверждать, что заявлений, о которых говорит работник (а их следует подавать в письменном виде), он не получал. При указании в исковом заявлении на факт уведомления работодателя о своих планах (в любой из вышеперечисленных ситуаций) работнику необходимо будет приводить доказательства надлежащего уведомления.

Да, да – именно работнику. Любой трудовой спор – это спор гражданский, и при распределении бремени доказывания суд будет руководствоваться ч. 1 ст. 56 Гражданского процессуального кодекса РФ:

«Каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений, если иное не предусмотрено федеральным законом»

. Таким образом, доказательством надлежащего извещения работодателя об увольнении по инициативе работника будет второй экземпляр заявления с отметкой работодателя о получении.

Спорные ситуации, когда работник просит предоставить отгул или отпуск без сохранения заработной платы или когда извещает о приостановлении работы при невыплате заработной платы, разрешаются аналогично: второй экземпляр заявления с отметкой работодателя о получении должен быть на руках у работника.В практике имеются случаи, когда в суде факт надлежащего уведомления работодателя подтверждался в том числе и свидетельскими показаниями.

Так, например, Ангарским городским судом Иркутской области разрешено гражданское дело №2-923-10, согласно которому работодатель всячески уклонялся от расторжения трудового договора, несмотря на то что работник (как установил суд!) уведомил его о желании расторгнуть договор надлежащим образом. В этом деле, кстати, рассматривается и способ почтового уведомления работодателя.Полагаю, прочитав данный материал, вы поняли, как правильно просто уведомить работодателя о своем решении приостановить или прекратить работу и.

Но давайте всё же резюмируем.Как видите, проблема заключается не в том, что работник не умеет писать заявление (об увольнении, о предоставлении отгула или отпуска и т.д.). Проблема в том, что работник, как правило, не придает значение тому, что у него на руках не остается доказательств того, что работодателю направлено юридически значимое сообщение.

Конечно, кто-то из вас, прочитав данную статью, сделает вывод, что можно доказывать данный факт в суде. Вы не ошибаетесь. Кто-то решит поступать так, как поступает всегда: подавать заявления в одном экземпляре, считая, что уведомил.

Рад за вас. Судя по всему, вам в жизни попадались исключительно порядочные работодатели. В общем – выбор за вами.Но не лучше ли не тратить время на судебные тяжбы, а просто заранее написать заявление в двух экземплярах и попросить секретаря или делопроизводителя поставить на вашем экземпляре соответствующую отметку (штамп) с датой, входящим номером, должностью, подписью и расшифровкой лица, принявшего документ?

Уверяю вас, это того стоит!P.S. На прошлой неделе мне поступил вопрос от девушки, написавшей в адрес работодателя заявление о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Так вот ей тоже заявили, что ничего она не писала, грозились уволить за прогулы.

Это я к тому, что тема всё же актуальна.Ваш рейтинг должен быть не менее 500 для оценки публикацииОК Поделиться в социальных сетях: Автор: (3), Юристы: (1), (1) Пользователи: (5), (3), (2), (2), (1), (1), (1) показать всех обсуждающихПоказать ещё комментарии (36)

Юристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2020 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов.

МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб.

р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т.

д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются. Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой.

Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах.

При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона.

Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами. 1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя.

Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ). 2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст.

62 ТК РФ относятся: 2.1. Копии:

  1. приказа об увольнении с работы.
  2. приказов о переводах на другую работу;
  3. приказа о приеме на работу;

2.2. Выписки из трудовой книжки. 2.3.

Справки:

  1. о периоде работы у данного работодателя.
  2. о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  3. о заработной плате;

2.4. Другие документы. 3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ). 4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст.

9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ

«О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

). 5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ). 6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п.

2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ

«Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

). 8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

).

Обратите внимание Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации.

Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности. А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника.

Часто работники просят копию трудовой книжки.

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней.

Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.Обратите внимание В силу ст.

84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы.

Такое требование работник может заявить устно.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально. Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее – Указ № 9779-Х).

Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.К сведению В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др.

Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству. Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой.

Запись может выглядеть следующим образом: Копия верна. Специалист отдела кадров Галкина М.

Н. Галкина 25.12.2013 МП Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов. Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов.

В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т.

д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки.

Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом.

На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.№записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена записьчисломесяцгод 1 2 3 4 … … … … … … Муниципальное учреждение здравоохранения «Поликлиника № 2» (МУЗ «Поликлиника № 2») 05 11 10 2010 Принята на должность Приказ врача-терапевта.

от 05.11.2010 № 12/к Работает по настоящее время.

25.12.2013 Специалист отдела кадров Галкина М.

Н. Галкина МП Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание.

Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.

В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д. Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу. Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью.

Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении».

В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18. Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца.

После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника.

Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой.

Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления. При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ.

На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР – не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).

А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.

Муниципальное учреждение здравоохранения «Поликлиника № 2» (МУЗ «Поликлиника № 2») г. Пермь 20.12.2013 Выписка из трудовой книжки Болотовой Л. И. Трудовая книжка АТ-IX № 5261347 Фамилия Болотова Имя Лариса Отчество Ивановна Дата рождения 20 апреля 1985 г.

Образование высшее Профессия, специальность врач Дата заполнения 08 мая 2011 г. Подпись владельца книжки Болотова Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек Мороз МП№записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена записьчисломесяцгод 1 2 3 4 … … … … … … Муниципальное учреждение здравоохранения «Поликлиника № 2» (МУЗ «Поликлиника № 2») 3 15 07 2012 Принята на должность Приказ от 15.07.2012 врача-терапевта. № 21-к Работник работает по настоящее время.

Выписка верна. Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/ МП При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления. Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы.

В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.

Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192. В заключение Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики.

В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5

«О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»

). Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника.

Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления – в специальном журнале.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+