Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Зачем запись в трудовой книжке

Зачем запись в трудовой книжке

Зачем запись в трудовой книжке

Что такое трудовая книжка простыми словами и зачем она нужна

→ → Категория: / Дата: 21.02.2020

4.6 (92.73%) 11 vote[s]Трудовая книжка сопровождает человека в течение всей жизни. В ней отражаются записи о его приёме на работу, увольнении, наградах и поощрениях, относящихся к трудовой деятельности. Когда работник достигает пенсионного возраста, он её использует при оформлении пенсии в качестве документа, подтверждающего накопленный в течение жизни трудовой стаж.

О том, что такое трудовая книжка и какие существуют особенности её использования, более подробно рассказано в статье. Оглавление 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. На протяжении всей жизни человека сопровождает трудовая книжка (ТК) с записями о всех местах, где он работал.

Когда юноша или девушка первый раз устраиваются на работу им в обязательном порядке оформляется этот документ.

Каждый раз при устройстве на работу или увольнении с неё сюда вносится запись с указанием даты и названия организации.Когда человек достигает пенсионного возраста, с помощью трудовой книжки он может подтвердить свой стаж. В некоторых случаях значение имеет наличие специфического стажа.

Например, при найме на работу условием может быть наличие пяти лет профессионального стажа.

Его можно подтвердить при помощи наличии соответствующих записей в трудовой книжке.Ещё одной важной причиной для использование этого документа может быть необходимость составить впечатление о профессиональных и человеческих качествах кандидата на рабочее место. Основанием для этого могут быть предыдущие рабочие места, наказания или поощрения, информация о повышении квалификации работника.Когда молодой человек впервые устраивается на работу, ему обязаны предоставить трудовую книжку не позднее 7 суток после даты поступления на работу. Те, у кого уже имеется этот документ, должны сдать его при поступлении.

Запись о новой работе должна быть сделана в течение пяти дней.Трудовая книжка состоит из трёх частей. На первом развороте имеется основная информация о сотруднике. Далее на многих страницах на протяжении всей трудовой деятельности фиксируются различные события трудовой жизни: поступление на работу, перевод, увольнение, поощрения и другие.

Предусмотрен отдельный раздел, в котором фиксируются полученные сотрудником награды и повышения. Существуют правила, в соответствии с которыми должны вноситься данные. Если они окажутся нарушенными, то соответствующие записи могут быть признаны недействительными.

  • Запрещается в надписях делать какие-либо сокращения. Например, слово «приказ» запрещается сокращать как «пр.».
  • Можно использовать чёрный, синий или фиолетовый цвет
  • Записи выполняются на русском языке.
  • Даты всегда указывают в одном и том же формате: две цифры, обозначающие день, ещё две для указания месяца, затем четыре цифры, обозначающих год.
  • Все записи о трудовой деятельности работника имеют свои номера. При этом используется сквозная нумерация.

Работа отмечается в этом документе только тогда, тогда речь идёт об основном месте трудоустройства.

Если речь идёт о работе совместителем, то тогда данные в него не вносятся.Человек может работать на одной основной и нескольких работах по совместительству.

Законодательство не запрещает быть совместителем и не иметь основного места работы.Иногда работник по своему желанию написать заявлении о том, что желает отобразить информацию о совместительстве в трудовой книжке. В таком случае это должно быть сделано.

Причиной для этого, например, может быть желание зафиксировать наличия профессионального стажа, важного для дальнейших планов сотрудника.Когда человек устраивается на работу, фирма обязана обеспечивать сохранность этого документа. При работе должны вестись:

  • Приходно-расходная книга, которая предназначается для учёта приобретения и расходования бланков книжек и вкладышей к ним.
  • Книга учёта движения ТК. В ней отмечаются: выдача, получение, и другие операции с трудовыми книжками.

Трудовая книжка не должна заполняться своим владельцев.

Это должен делать сотрудник отдела кадров предприятия.Оригинал может быть выдан в двух случаях:

  • Если он необходим для оформления пенсии.
  • При увольнении сотрудника.

В других ситуациях работнику документ не выдаётся.

Однако он имеет право в любой момент потребовать копию и её обязаны предоставить.Некоторые сотрудники, накопив значительный стаж, делают нотариально заверенную копию документа.

Если они работают на небольшой фирме или у индивидуального предпринимателя, то не всегда работодатель может обеспечить надёжные условия хранения документов.При наступлении пенсионного возраста рассматриваемый документ нужен для подтверждения наличия достаточного стажа для получения пенсии.

Существуют два типа трудовых книжек:

  • Новая форма, вступившая в силу в 2003 году.
  • Документ советского образца, существующий с 1973 года.

Оба этих варианта применяются и имеют одинаковую юридическую силу. Если были сделаны записи с нарушением существующих правил, то при они могут не быть приняты во внимание.

Иногда может произойти утеря документа. В таком случае существуют два пути исправить ситуацию:

  • Восстановить трудовую книжку, обратившись на предприятия, где сотрудник работал ранее. Это не всегда возможно, потому, что некоторые из них могут быть закрыты или не сохранили нужных документов.
  • Стаж можно будет доказать на основании других документов. Для этого можно использовать приказы, трудовые договора. Можно для этой цели обратиться в суд и доказывать, например, пользуясь показаниями свидетелей, приводя расчётные ведомости по зарплате или другие документы.

Не допускается использовать одновременно две книжки.Иногда сотрудник отдела кадров может допустить ошибку.

Для таких случаев предусмотрен специальный порядок исправления.

При этом не разрешается зачёркивать написанное ранее.

Для аннулирования ошибочной надписи ставят новую, в которой пишут, что запись, имеющая данный номер ошибочная и является недействительной.Сразу после неё делают запись, которая сделана правильным образом.

Если ошибочность связана с тем, что поступили новые документы, то в четвёртой графе указывают номер и дату.В настоящий момент действуют два вида трудовых книжек: образца 1979 и 2003 года.

Правила их ведения являются одинаковыми.Прежние книжки имеют размер 10×14 см, новые — 8,8×12,5 см.

Документы могут различаться по цвету. Они могут быть серыми, тёмно-синими или тёмно-зелёными.Существует защита от подделки. В старых образцах для этого применяется змеевидный знак, который видно на просвет.

В новых бланках для этой цели используются водяные знаки в виде букв «Т» и «К».После того, как всё место в документе будет израсходовано, применяется вкладыш, на котором записи продолжают вноситься в установленном порядке.Человек получает рассматриваемый документ тогда, когда первый раз устраивается на работу. В большинстве случаев ему в это время исполняется 18 лет или больше. Однако трудовую карьеру в соответствии с законодательством можно начать и раньше.В 14 лет обязательными условиями найма являются следующие:

  • Письменное согласие хотя бы одного из родителей.
  • Необходимо, чтобы трудовая деятельность не препятствовала учёбе.

В 15 лет можно устраиваться без согласия родителей.

Однако важно, чтобы работа относилась к категории лёгкой.С 16 лет гражданин имеет право заключать трудовой контракт по своему усмотрению.Иногда трудовая карьера может начинаться существенно позже. Часто такая ситуация возникает у выпускников учебных заведений.При первичном заполнении необходимо предъявит паспорт и документ о полученном образовании. Новая книжка может выдаваться не только в начале карьеры, но и после утери.

Оформление происходит в соответствии с требованиями законодательства, а не по желанию сотрудника. Поэтому отсутствует необходимость писать для этой цели заявление.Хотя документ в бумажном виде является более привычным, сейчас внедряется использование электронных трудовых книжек. Сейчас данные о занятости сотрудников передаются в Пенсионный фонд и хранятся в базе данных.

С начала 2020 года работодатели обязаны предоставлять соответствующие сведения в отчётности для ПФ. Для того, чтобы использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), новый работник может предоставить выписку из базы данных или документ с цифровой подписью. Обратиться за ними можно будет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.Если работник желает параллельно электронному варианту сохранить в 2020 году бумажный документ, он может написать соответствующее заявление работодателю.

С 2021 года ЭТК будет использоваться повсеместно.Использование ЭТК имеет следующие преимущества:

  • Предприятие экономит средства и силы на том, что не нужно обеспечивать ведение трудовых книжек.
  • Работник может легко проконтролировать правильность данных, имеющихся в системе о нём.
  • ЭТК можно использовать при оформлении на удалённую работу.
  • Заполнение происходит на основании поданной в ПФ отчётности. Поэтому вероятность ошибок при заполнении снижается.
  • Данные для оформления пенсии не могут затеряться. Они берутся из электронной базы данных.
  • Отсутствует риск утери данных, которые хранятся в защищённых электронных базах данных.

При увольнении предприятие будет давать сотруднику выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде. ЗаключениеТрудовая книжка представляет собой документ, в котором отражён трудовой стаж работника на протяжении всей жизни.

Важно контролировать, чтобы записи вносились в неё правильно. Для этого нужно знать требования, предъявляемые законодательством к ведению этого документа.Смотрите также видео «Электронная Трудовая Книжка.

Что изменится для Работодателей и Работников?»:Смотрите также видео «Как оформить трудовую книжку работнику впервые»:Похожие записи: 2 314 просмотров

  1. — 46 560 Просмотры
  2. — 46 031 Просмотры
  3. — 41 236 Просмотры
  4. — 67 654 Просмотры
  5. — 65 525 Просмотры

Будут ли вносить в электронные трудовые книжки старые сведения?

25.02.2020 00:12 5987 Категория: До 30 июня 2020 года работодатели должны сообщить своим сотрудникам о новых правилах ведения трудовых книжек.

Граждане РФ должны сделать выбор между бумажной и электронной версией и подать соответствующее заявление по 31 декабря 2020 года включительно. Для работников, которые не подадут заявление до конца года, работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге. В декабре 2020 года президент России Владимир Путин подписал закон об электронных трудовых книжках.

В декабре 2020 года президент России Владимир Путин подписал закон об электронных трудовых книжках.

Переход на новый формат будет добровольный.

При желании работник может использовать бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Вопрос-ответ Нет, не внесут. В электронной версии будут фиксироваться только сведения начиная с 2020 года.

По словам начальника департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц Пенсионнного фонда России (ПФР) Натальи Белянцевой, в электронной трудовой книжке будет отражена деятельность работника с 2020 года, а остальные сведения останутся прописанными в бумажной версии документа. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку не нужно писать тем, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получат бумажную на руки. Последняя при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Ее необходимо сохранять, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.

Если же сотрудник выберет вариант бумажной трудовой, работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Подробнее С электронной трудовой книжкой работники получают удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности.

Кроме этого, такой вариант предлагает дополнительные возможности дистанционного трудоустройства без дополнительного документального подтверждения. Сотрудник при трудоустройстве не должен ничего приносить работодателю, компания просто получает из системы данные о предыдущих местах работы и вносит новую запись.

Сотрудник при трудоустройстве не должен ничего приносить работодателю, компания просто получает из системы данные о предыдущих местах работы и вносит новую запись.

Помимо этого, преимущество такой книжки заключается в отсутствии необходимости запрашивать заранее выписки из трудовой: сотрудник может получить выписку в любой момент.

Вышла книжка из бумаги

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки.

В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии «трудовой»? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей «РГ — Неделя». С внедрением электронных трудовых книжек отпадет необходимость поиска в архивах кадровиков.

Фото: Владимир Гердо / ТАСС Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей «РГ» — в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, — электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое — минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки.

Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много.

Второе — исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР). Третье — удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме.

Четвертое — снижение издержек на кадровый документооборот.

И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных.

Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована.

Порой это является неразрешимой проблемой.

При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможныВо-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов.
При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможныВо-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов.

Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте ПФР.В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке.

Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился.

Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный. Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку.

Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате. Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Инфографика «РГ»/ Антон Переплетчиков/ Марина ГрицюкГде гарантии от утечекА нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь «утекают» данные даже из крупных банков.Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.Для тех, кто привык к бумагеВиктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки.

Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают — можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР.

В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах.К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой.

Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора.

И уже после этого ждите от него заявление.Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Фото: Владимир Гердо / ТАССВопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении.

Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора.

В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.Как быть совместителямМного вопросов по совместителям.

Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет.

Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам.

Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно.

Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора.
Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде.

Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.Куда вписывать наградыЕще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами?

Как передавать информацию о них?Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.Разрешите доложитьКак будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны?

В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне.

Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений.

И в ближайшее время он предложит, что с ними делать.

Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, — все делается в общем порядке.В каких случаях нужно подождатьМарина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся.

Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника.

Но я еще раз рекомендую подождать.Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органыО чем не пишут в книжкахВладимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им.

Камова, ни работа в ТОО «Русский пекарь»…Что делать в такой ситуации?Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали.

Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд.

Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж.

Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей.

Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории?

Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии.

Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать — в любой момент. Фото: Никита МитюнинЛичный вопросИван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений.

В Пенсионном фонде у меня есть «личный кабинет», я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки. Экономика Работа Занятость Рынок труда

Электронные трудовые книжки: как это будет

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway

Выпуск № 43 Елена Кулакова, Вячеслав Шинкарёв 23 декабря 2020 В России только и разговоров, что о переходе на электронные трудовые книжки и новый отчёт СЗВ-ТД. Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и № 436-ФЗ вступят в силу 1 января 2020 года. Расскажем, что предстоит и как подготовиться к переходу.

Часто обращение работника в ПФР о назначении ему пенсии превращается в квест. Выясняется, что какой-то работодатель давным-давно не внёс нужные сведения в трудовую книжку, потерял их или ошибся.

Сотруднику приходится обращаться за информацией на прежнее место работы, но там пожимают плечами: архивы в 1991 году сгорели, а потом утонули.

В результате законный запрос о назначении пенсии становится бесконечной чередой обращений в разные инстанции, а всё из-за того, что данные потерялись. Чтобы сохранить и сделать доступнее информацию о стаже, в России решили внедрить электронные трудовые книжки (ЭТК).

3 декабря 2020 года о них принят в третьем чтении. Электронные трудовые книжки выигрывают перед бумажными.

  • Сведения о трудовой деятельности — это часть индивидуального лицевого счёта человека, поэтому они будут храниться в ПФР в течение всей его жизни.
  • Сотрудник в любой момент сможет получить сведения из информационной системы ПФР, а затем обратиться к работодателю, если обнаружит несоответствия.
  • Дистанционные работники смогут представить сведения о предыдущей деятельности в электронном виде. Это даст им дополнительные возможности для трудоустройства.

С переходом на электронные трудовые появляется новое понятие (ст. 66.1 ТК РФ в новой редакции) — В ЭТК будут фиксировать все изменения в трудовых отношениях конкретного человека после 31 декабря 2020 года.

Это приём на работу, перевод, увольнение, обучение по время работы и многое другое.

Кроме того, в ЭТК будут вносить работу по совместительству. Раньше такую информацию вносили в трудовые книжки только по просьбе работника.

Собирать эти сведения и передавать их в ПФР организации будут самостоятельно. Информация обо всех местах, где человек работал с 01.01.2020, будет храниться на индивидуальных лицевых счетах в Пенсионном фонде.

Получить её можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги».

Те, кто уже работает, до конца 2020 года смогут выбрать, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если сотрудник окажется в это время на больничном или в длительном отпуске, он сможет «выбрать» трудовую до 2021 года. Если сотрудник предпочтёт бумажную трудовую, работодатель всё равно обязан вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР.

При этом сотрудники могут в любой момент написать заявление и отказаться от бумажной трудовой книжки. А вот если он сразу выбрал электронную трудовую, то вернуться к старой форме уже не сможет. У тех, кто заключит первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажных трудовых книжек уже не будет.

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о стаже работников, появляется новый вид отчётности по форме СЗВ-ТД.

Заполнять её нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой. Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации. Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью. Сведения о работниках, о страхователе, об отчётном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно.

«Нулевая» форма не представляется. В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах

«Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения»

и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.

При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода, который указан в поле «Отчётный период».

В поле «Регистрационный номер в ПФР» нужно будет указать номер, присвоенный страхователю при регистрации.

Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX. В поле

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя»

следует указать то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны будут полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

В поле «ИНН» указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов). Значение в поле «КПП» должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Фамилию, имя и отчество работника нужно будет заполнить русскими буквами в именительном падеже.

Кроме того, обязательно введите номер СНИЛС.

Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ. Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления. Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X». Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД. Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы.

Номер месяца указывается в формате ММ.

Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц.

Он должен быть больше или равен «2020». В графе

«Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения»

нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия: Код Как кадровое мероприятие обозначается в форме Что стоит за этим обозначением 1 Приём Приём на работу (службу) 2 Перевод Перевод на другую работу 3 Переименование Изменение наименования страхователя 4 Установление (присвоение) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) 5 Увольнение Увольнение с работы 6 Запрет занимать должность (вид деятельности) Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью Графу

«Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение»

подраздела «Наименование» нужно заполнять по штатному расписанию.

Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняется с 1 января 2021 года) указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где

  1. последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
  2. первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);

В случае увольнения в графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» указываются без сокращений причина прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону и пункт, часть статьи, статья ТК.

В графе «Наименование документа» указывается вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дата и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер документа — без указания знака «№». Если за время работы наименование организации меняется, то в графе «Вид мероприятия» раздела «Сведения о трудовой деятельности работника» отдельной строкой нужно указать «Переименование». В графах подраздела «Основание» проставляются данные документа, на основании которого компанию переименовали, а в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается, что «старое наименование страхователя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование страхователя».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе

«Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении»

проставляется знак «X». Уже разобрались? На бумаге отчёт СЗВ-ТД смогут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников.

Все остальные должны будут представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Новый отчёт СЗВ-ТД работодатели должны сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи у него такой же, как у СЗВ-М, — до 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

В 2020 году первый отчёт СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 17 февраля 2020 года: 15 и 16 февраля — выходные.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно. Отчитываясь по работнику в первый раз, нужно в той же форме привести последнюю запись из его трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.

Вот пример заполнения: Если у работника в 2020 году не произойдёт никаких кадровых изменений и заявление на сохранение бумажной трудовой он не подаст, по нему нужно будет отчитаться до 15 февраля 2021 года — привести запись из трудовой книжки на 1 января 2020 года. В 2021 году отчитываться по приёмам и увольнениям надо будет не позднее рабочего дня, который следует за изданием приказа/распоряжения.

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам будет грозить административная ответственность: предупреждение для должностных лиц (ст.

5.27 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекции.

Чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошёл без проблем, организации должны в течение 2020 года предпринять ряд несложных действий.

  • До 1 июля 2020 года письменно сообщить работникам об изменениях в законодательстве и праве работников выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.
  • Подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты, а при необходимости внести изменения в соглашения и коллективные договоры.
  • Подготовиться к тому, чтобы передавать сведения в ПФР через интернет, если не делали этого раньше. Подойдёт любая система электронной отчётности.

Кроме того, мы рекомендуем назначить ответственных за уведомление работников, за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, за выдачу этих сведений по заявлению работников и за сдачу отчётности СЗВ-ТД в ПФР.

Работник сможет получить сведения о своём стаже тремя способами.

  • У работодателя по последнему месту работы

Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Сделать это нужно будет в течение трёх рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

  • В Пенсионном фонде

Выдать сведения о трудовой деятельности могут как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью.

  • В МФЦ или на портале «Госуслуги»

МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+