Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Журнал регистрации приказов по основной деятельности в детском доме

Журнал регистрации приказов по основной деятельности в детском доме

Журнал регистрации приказов по основной деятельности в детском доме

Образец книги приказов и инструкция по заполнению

14931 Изменения: январь, 2020 года Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации. Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  1. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  2. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции. В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность.

И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений. Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  • Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).
  • – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом).

К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов. В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  1. порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  2. перемещение между должностями;
  3. трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  4. прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  5. направление в командировку;
  6. оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).
  7. совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  8. совмещение сотрудника;

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям.

В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  • указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  • внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  • указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  • наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
  • простановка печати фирмы;
  • документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  1. главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.
  2. титулка;
  3. список лиц, ответственных за ведение Книги;

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  • дата заведения отчетной тетради;
  • дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).
  • наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  • полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа.

Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  1. реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  2. подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.
  3. фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);

Все страницы книги нумеруются и сшиваются.

Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел.

Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  • порядковый номер подписанного документа;
  • нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).
  • перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  • дата подписания и регистрации Приказа;
  • вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории.

Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними. Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  1. К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  2. О – предоставление любого из видов отпуска.
  3. КМ – оформление командировок;
  4. В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  5. ЛС – распорядительные документы по личному составу;

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации.

Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным.

Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора.

Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения. Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ.

Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы. Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.
По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей. Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы.

После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года.

Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет. По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение 6 июля 2020 г. · 13 апреля 2020 г. · 27 марта 2020 г.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

» Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя.

Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много.

Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации.

Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.:Журнал регистрации приказов — титульный листЖурнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведениеЖурнал регистрации приказов по личному составуКаждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется.

Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

Кроме того, его наличие:

  1. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  2. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  3. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

  1. дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
  2. должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
  3. в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
  4. при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.
  5. порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Документы относительно формирования штатного расписания.
  2. Документы о трудовом распорядке.
  3. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
  4. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  5. Документы о назначении руководителя на свою должность.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.Здесь нет никакой дискриминации.

Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  2. Хозяйственной деятельности компании.
  3. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет. По причине разных периодов хранения, рекомендуется оформление одновременно двух форм журналов регистрации приказов.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен.Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года.Если в графе есть специальная графа «примечание», то именно в ней указывается на допущенные неточности или ошибки. В графе «примечание» нужно обязательно указать, в какой графе сделана неверная запись, кто осуществил исправление (ФИО, подпись), дату, когда была сделано исправление. Защита от неправомерных изменений Применяются следующие меры для защиты документа от изъятий и вложений:

  1. журнал заверяется уполномоченным лицом – либо начальником отдела кадров, либо же заместителем по управлению персоналом, или руководителем организации;
  2. листы журнала по личному составу нумеруются, скрепляются печатью, прошнуровываются;
  3. на узле шнуровки на последней странице журнала оставляется наклейка с оттиском печати организации или отдела кадров.

Книга (журнал) регистрации приказов достаточно часто представляется в судебные органы в качестве доказательства действительной даты издания приказа ( в случае возникновения спора с работником о дате приказа, особенно, при применении дисциплинарных взысканий).

Рекомендуем решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.Можно ли присваивать номера по приказам через дробь? Регистрация документов {amp}amp;#8212; фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.

  1. Номенклатура дел.
  • Уникальный номер регистрации в программе.
  • Краткое описание.
  • Исполнитель.
  • Дата издания.

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ учета и виды журналов.

Поскольку не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно о приеме на работу, отдельно о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.Обоснование: Согласно п.

Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.Обоснование: Согласно п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв.

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена.

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер.В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота.

Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям.Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

  • Порядок отчетности.
  • Хозяйственную сферу.
  • Планирование.

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1.

Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.Шаг 2.

Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.Шаг 3.

Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу.

Поле «Примечание» заполнять не обязательно. Электронный журнал представляет собой компьютерный файл с таблицами, которые работодатели обязаны защищать от правок и доступа сотрудников. Форма и правила ведения документа совпадают с теми, которые установлены для бумажной версии.Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  1. регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  2. приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации.

В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.ВниманиеФорма ведения журнала регистрации приказов Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

  • на бумажном носителе;
  • в электронном виде.
  • Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге.

    Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

    1. 9 Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
    2. 4 Письменно или в электронном виде?
    3. 3 Есть ли необходимость в ведении?
    4. 8 Необходимые пункты
    5. 5 Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
    6. 6 Порядок работы с журналом
    7. 2 Порядок регуляции
    8. 1 Юридическая сторона
    9. 7 Кто несет ответственность?
    10. 10 Как регистрировать приказы задним числом

    Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

    1. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
    2. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
    3. Наименование документа.
    4. Если есть, то наименование структурного подразделения.
    5. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
    6. Номер дела по номенклатуре и номер тома.

    Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.Вложенные страницы содержат две таблицы.

    • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
    • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

    Графы обеих следует заполнять.

    Они включают:

    1. Порядковые номера регистрируемых документов.
    2. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
    3. Номера приказов по основной деятельности.
    4. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
    5. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
    6. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.

    Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку.

    Это вопрос удобства.Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке.

    Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации.

    Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:

    1. время хранения.
    2. персональные данные работника, который ведет журнал;
    3. название компании;
    4. даты начала/завершения ведения журнала;

    Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:

    1. вид документа, его содержание и номер;
    2. дата документа;
    3. персональные данные сотрудника, его номер по табелю;
    4. основание.

    Образец журнала:

    Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты, заверены печатью и подписью директора (доверенным лицом директора).В электронном виде этот журнал вести можно.

    Однако здесь есть нюансы:

    1. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
    2. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.

    Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. 5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений.

    Разработайте код для каждого отдела или управления.

    Это может быть литера или цифра.Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования .В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

    • Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
    • Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
    • Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
    • Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
    • Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
    • Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
    • Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
    • Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.

    ВАЖНО!

    В 2020 году регламент изменился — вступил в силу Приказ Росархива № 44 от 11.04.2018. Также с 01.07.2018 начал действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвердивший новый порядок составления организационно-распорядительной документации.Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

    • Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
    • Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
    • После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
    • Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
    • Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.
    • Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
    • Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).

    Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы.

    Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа.

    При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам.

    Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.В журнале присутствуют 9 граф:

    • Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
    • Данные сотрудника.
    • Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
    • Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
    • Дата выхода.
    • Нумерация приказа.
    • Порядковая нумерация приказа.
    • Подпись ответственного исполнителя.
    • Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.

    Статьей 358 о перечне типовых управленческих документов, опубликованной Росархивом в 2000 году, установлен срок хранения журнала. Он составляет все время действия организации, но не более 75 лет. Приказ о сдаче журнала в госархив также хранится в течение 75 лет.Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения не менее 75 лет со дня создания.

    Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

    1. об учебных отпусках;
    2. о дежурствах;
    3. о дисциплинарных взысканиях;
    4. о ежегодных оплачиваемых отпусках;
    5. о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

    Журналы хранятся столько же, сколько и документы, в них перечисленные, как правило, — 75 лет. Либо 5 лет в том случае, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет. Документация такого вида имеет постоянный срок хранения.

    В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

    Нужно избегать коррекции записей в журнале (подчисток, приписок, зачёркиваний), это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела.

    Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.Если есть необходимость оформить запись задним числом, например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:

    1. переписать строки до нужного номера;
    2. распечатать или завести новый бланк журнала, скопировав титульную страницу;
    3. продолжить записи со следующего номера (по старому журналу).
    4. вписать сведения о «забытом» приказе, присвоив ему порядковый номер с дробью (например, за номером 13 последует 13/1);

    Не забудьте вложить приказ с дробным номером в папку, соблюдая хронологию.Совет Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала, достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал.

    Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

    Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом.

    При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.).

    Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы.

    Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

    1. дата открытия журнала, дата его окончания;
    2. срок хранения документа.
    3. наименование предприятия;
    4. должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;

    Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов.

    В них надо вписать:

    1. порядковый номер приказа, дату его выпуска;
    2. ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
    3. номер документа, его вид, содержание;
    4. основание для выпуска распоряжения.

    При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

    Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал.

    При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +